Coordonnateur(trice) facturation et logistique

Latina Cuisine est un fabricant alimentaire artisanal de Montréal. Nous préparons des soupes, des sauces et des plats cuisinés, vendus dans plus de 260 points de vente au Québec, et notre histoire s'enracine dans l'Épicerie Latina du Mile-End. Nous sommes une entreprise en croissance, à taille humaine, où chaque personne a un impact direct.

Pourquoi nous choisir : un poste permanent à vraies responsabilités (facturation, supervision du préparateur de commandes et du livreur, choix des partenaires logistiques, contact quotidien avec nos clients), au sein d'une équipe qui travaille en tandem avec un(e) collègue à distance, sous la direction de la vice-présidente exécutive. Vous aurez un horaire de jour du lundi au vendredi, sans soirs ni fins de semaine, 3 semaines de vacances dès la première année et un salaire de 29 $ à 33 $/h selon votre expérience. Vous contribuerez aussi à la mise en service de nos nouveaux outils de gestion. Chez nous, votre travail compte vraiment.

Votre rôle
Vous êtes le pivot de l'exécution chez Latina : vous facturez, vous contrôlez le travail du préparateur de commandes et du livreur, vous choisissez et coordonnez nos partenaires logistiques et vous êtes le contact quotidien de nos clients. Vous saisissez aussi une portion des factures dans Dext et QuickBooks. Vous travaillez en tandem avec un(e) collègue à distance qui prend en charge la majorité du travail comptable. Vos deux postes sont conçus pour se compléter et pour se remplacer en partie pendant les vacances, sous la direction de la vice-présidente exécutive.

Tâches principales
Facturation et commandes

• Encoder les commandes clients dans notre outil de gestion (basé sur Excel) et produire les factures
• Corriger les factures en cas de ruptures (B.O.) et émettre les crédits sur retours
• Préparer les manifestes de livraison

Supervision et contrôle sur place

• Superviser et contrôler le travail du préparateur de commandes (exactitude, quantités, emballage)
• Superviser et contrôler le travail du livreur local (tournées, preuves de livraison, retours)

Logistique et clients

• Choisir les partenaires logistiques et communiquer avec eux au quotidien
• Communiquer avec les clients : commandes, livraisons, retours, questions de facturation, relances par téléphone

Documents et saisie comptable

• Numériser chaque jour les factures de vente et d'achat
• Saisir une portion des factures de vente et d'achat dans Dext et/ou QuickBooks Online, selon la répartition fixée par la vice-présidente exécutive (votre collègue à distance en saisit la majorité)
• Prendre en charge la saisie de votre collègue pendant ses vacances ou ses absences, après formation

Soutien administratif

• Saisir les heures pour la paie (Nethris) et mettre à jour les listes de prix selon les décisions de la direction