Relevant du Coordonnateur aux ventes, le ou le Commis administratif aux ventes est responsable du soutien administratif et analytique des activités des ventes. Il ou elle assure la gestion, l’intégrité et la fiabilité des données relatives aux clients, aux prix, à la facturation et aux ventes.
Ce poste joue un rôle administratif et opérationnel : assurer l’exactitude des données, soutenir les opérations de ventes, produire des rapports fiables et contribuer à l’efficacité des processus administratifs. Il agit comme personne-ressource auprès des différents intervenants internes pour le suivi et la validation de l’information commerciale.
Le rôle combine rigueur administrative, analyse de données, souci du détail et service aux clients internes, avec une forte orientation vers la qualité de l’information, le respect des échéanciers et l’amélioration continue.
Responsabilités principales
- Gestion des données commerciales
- Effectuer la création, la modification et la mise à jour des dossiers clients dans les systèmes de gestion.
- Participe aux changements de listes de prix, conditions commerciales.
- Effectuer les modifications requises au niveau de la facturation et des ventes.
- Assurer l’exactitude, l’intégrité et la conformité des données saisies.
2. Administration et suivi des dossiers
- Analyser divers dossiers liés aux ventes et en assurer le suivi auprès des personnes concernées.
- Compiler et préparer différents documents administratifs, rapports et tableaux de suivi.
- Assurer le suivi des demandes provenant du réseau de distribution.
- Maintenir une documentation à jour et structurée des dossiers sous sa responsabilité.
3.Vérification et conciliation
- Vérifier l’exactitude des documents, rapports et transactions liés aux ventes.
- Effectuer les conciliations entre les données de ventes, de facturation et les rapports des distributeurs.
- Identifier les écarts, en analyser les causes et effectuer les suivis requis.
- Participer à l’amélioration des contrôles permettant d’assurer la qualité de l’information.
4. Rapports et analyses
- Produire des rapports de ventes, statistiques et analyses sur demande.
- Compiler et analyser les données nécessaires à la production d’indicateurs de performance.
- Répondre aux demandes d’information dans de courts délais tout en assurant la fiabilité des résultats.
- Soutenir les activités d’analyse et de suivi des ventes en fournissant des données pertinentes et exactes.
5. Gestion des rapports distributeurs
- Effectuer le balancement des rapports provenant des distributeurs.
- Vérifier la concordance entre les données internes et celles transmises par les partenaires commerciaux.
- Effectuer les suivis requis auprès des distributeurs concernant les écarts ou anomalies constatés.
- Assurer la fiabilité des informations servant à l’analyse des ventes et à la facturation.
6. Collaboration et amélioration continue
- Travailler étroitement avec le Coordonnateur aux ventes, le service à la clientèle, la comptabilité, la facturation et les autres départements.
- Participer à l’amélioration des processus administratifs, des outils de gestion du département et être un intermédiaire dans la résolution des problèmes technologiques entre les départements Ti et Finances relativement au réseau de distribution.
- Contribuer au maintien de standards élevés de qualité, de service et d’exactitude des données.
- Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat.
