L’adjoint(e) administratif(ve) de direction relève de la direction générale. Il ou elle assure un soutien administratif en appui à la direction générale, aux membres de la direction ainsi qu’au conseil d’administration. Il ou elle soutient quotidiennement le déploiement de plusieurs dossiers au niveau administratif.
VOTRE QUOTIDIEN AU SEIN DE LA COOPÉRATIVE
Soutien à la direction générale et aux directeurs
- Assurer un soutien administratif à la direction générale et aux membres de l’équipe de direction.
- Recevoir et diriger la correspondance de la direction générale.
- Assurer la mise à jour des informations générales de la Coopérative auprès des instances gouvernementales.
- Structurer, suivre et maintenir les indicateurs de performances organisationnel.
- Assurer la gestion de la documentation : classement et archivage des documents et la mise à jour annuelle de documents.
- Supporter la direction générale dans la gestion de la conformité des réglementations et statut de la coopérative.
- Rédiger, préparer, réviser et envoyer des documents officiels et à caractère légaux ou corporatif, diverses communications et présentations tant à l’interne qu’à l’externe.
- Gérer des calendriers et des listes d’envoi.
- Recueillir, traiter et acheminer la documentation qui concerne la satisfaction de la clientèle.
- Participer activement à l’amélioration du fonctionnement administratif et de l’élaboration de procédures.
- Filtrer les appels, gérer les agendas, et prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements, les réunions et les événements.
- Effectuer tout autres tâches connexes.
Support au conseil d’administration et à la vie associative
- Agir à titre de personne-ressource auprès des membres du conseil d’administration (CA) : gérer les communications, les demandes, les accès informatiques, et assurer un support technique au besoin.
- Planifier et organiser le calendrier des réunions du conseil d’administration.
- Rédiger, réviser, préparer et acheminer la documentation requise pour les réunions du conseil d’administration et de ses comités.
- Assister aux réunions du conseil d’administration, les comités du conseil d’administration et de l’équipe de direction et en rédiger les procès-verbaux.
- Assurer la logistique des réunions du conseil d’administration et le support technique des comités.
- Effectuer un soutien clérical et logistique aux différents comités internes.
- Assurer le soutien nécessaire à l’organisation et la tenue de l’assemblée générale annuelle.
- Assurer la gestion de la location des salles pour les événements non funéraires.
- Veillez à la mise jour annuelle des politiques de gouvernance et de vie associative.
- Effectuer toute autre tâche cléricale et logistique liées aux activités de gouvernance et en lien avec les membres.
- Gérer les listes d’envoi et assurer les retours de la documentation associative.
VOS QUALITÉS
- Sens des communications et des relations interpersonnelles ;
- Discrétion, autonomie et souci du détails élevé ;
- Proactivité, sens de l’initiative et polyvalence ;
- Capacité d’organisation et à gérer plusieurs dossiers à la fois ;
- Bonne gestion des priorités et faire preuve de rigueur ;
- Démontrer une attitude coopérative et un fort esprit d’équipe.
CONNAISSANCES
- Excellente maîtrise de l’environnement informatique Office ;
- Capacité rédactionnelle de haut niveau en français.
FORMATION
- DEC en bureautique ou discipline équivalente;
- 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire;
- Expérience antérieure en rédaction de procès-verbaux nécessaire.
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Le ou la candidat(e) recherché(e) doit être disponible en dehors des heures d’affaires quelques fois par année (participation à l’assemblée générale annuelle, aux conseils d’administration et aux différents comités) et être apte à se déplacer dans les différentes succursales lorsque requis ;
- Poste à 5 jours par semaine ;
- Salaire à discuter ;
- Accès aux assurances collectives et REER avec cotisation employeur ;
- 11 jours fériés & 7 jours de congé personnels payés ;
- Programme de santé bien-être ;
- Uniforme fourni ;
- PAE ;
- Café gratuit ;
- Stationnement sur place ;
- Activités d'entreprise (party d'été, Noël, bénévolat, etc.).
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
Vous vous reconnaissez dans cette description et vous avez des valeurs de coopération et d’empathie très développées ? Faites parvenir votre candidature à rh@CFGM.coop sans tarder !
