Adjoint administratif

Giltek est à la recherche d’une personne rigoureuse, organisée et polyvalente afin d’occuper un poste clé au sein de l’entreprise.

Le poste combine des responsabilités administratives, comptables, de soutien aux ventes et au marketing, ainsi qu’un appui au département de production. C’est une belle opportunité pour une personne qui aime la diversité des tâches, l’autonomie et qui souhaite contribuer activement au bon fonctionnement du bureau.

Principales responsabilités Comptabilité et finance

• Assurer le suivi rigoureux des comptes recevables et payables

• Préparer, valider et envoyer les factures clients

• Traiter les paiements fournisseurs, avec vérification et approbation préalable

• Organiser et classer les dossiers financiers selon les normes comptables

• Participer à la production de documents financiers (états financiers, bilans, rapports mensuels/trimestriels)

• Effectuer l’ouverture de comptes pour les nouveaux clients et fournisseurs

• Vérifier et traiter les commissions et ajustements de salaires des employés

Gestion de la paie et ressources humaines

• Préparer et valider les paies chaque semaine

• Effectuer la saisie des feuilles de temps et transmettre les données à la plateforme de paie

• Produire les documents RH requis (T4, relevés d’emploi, etc.)

• Effectuer le suivi des remises gouvernementales et gérer les dossiers CNESST

• Répondre aux questions des employés concernant la paie et les politiques internes

• Participer à l’affichage, aux appels et aux entrevues pour les postes disponibles

Support administratif et secrétariat

• Gérer les appels téléphoniques : réception, répartition et prise de messages

• Accueillir les visiteurs et les orienter vers les services concernés

• Effectuer le classement physique et électronique des documents

• Préparer et envoyer des correspondances (courrier postal et électronique)

• Mettre à jour et gérer les documents d’entreprise (brochures, inventaire de documents, etc.)

• Assurer un soutien dans l’utilisation du logiciel administratif (ex. Acomba, Genisys) et offrir du support à la direction dans certaines tâches administratives

Soutien aux ventes et au marketing

• Préparer et mettre à jour des fiches produits, brochures et documents de présentation

• Aider à la gestion des bases de données clients et prospects

• Coordonner les envois de matériel promotionnel aux clients ou prospects

• Participer à la création de contenus (brochures, newsletters, etc.)

• Mettre à jour et organiser les bases de données marketing

• Coordonner certains événements promotionnels (foires commerciales, webinaires)

• Faire le suivi des performances des campagnes marketing et assister dans les analyses de retours (ROI, engagement client)

• Assurer un suivi avec les clients « maison » et répondre à leurs questions

Gestion des réseaux sociaux

• Créer et publier des contenus réguliers (publications, photos, vidéos) sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram, etc.)

• Planifier et gérer le calendrier de publications selon les stratégies établies

• Interagir avec les abonnés : répondre aux questions, commentaires et messages afin de maintenir l’engagement et soutenir la dotation de personnel

• Analyser les performances des publications et des campagnes, puis proposer des ajustements pour optimiser la visibilité et l’engagement

• Effectuer une veille concurrentielle afin de suivre les tendances et inspirer les stratégies de contenu

Soutien au département de production

• Effectuer l’entrée des commandes clients

• Générer les documents et préparer les bons de travail pour la production

• Collecter les informations post-production pour fins de statistiques et analyse

• Supporter le directeur de production dans ses projets et mandats