Agent(e) d’accueil et de soutien administratif

Résumé du poste

Vous aimez quand ça bouge, quand les dossiers avancent et quand le service à la clientèle est impeccable? À titre d’adjointe administrative, vous serez au cœur de l’action : accueil à la réception et aide à la gestion de dossiers liés à la fourrière (véhicules remorqués), incluant les suivis avec des partenaires (ex. clients, assureurs), aide à la facturation et à la répartition.

Au quotidien, vous travaillerez main dans la main avec l’équipe (répartition, conducteurs et collègues administratifs) pour faire circuler l’information, assurer un suivi rigoureux et contribuer à des opérations fluides. Poste basé à Chicoutimi, horaire de jour du lundi au vendredi de 8 h à 17 h.

Principales responsabilités
(sans s’y limiter)

Réception et gestion de la fourrière
o Accueillir et orienter la clientèle (en personne et au téléphone), notamment pour les dossiers de véhicules remorqués
o Effectuer la facturation et assurer les suivis auprès des clients et des partenaires (ex. assureurs)
o Assurer le suivi des inventaires, des accès et des items sous contrôle (ex. clés, registres, emplacement des véhicules)
o Préparer et transmettre la documentation requise pour les dossiers (ex. assurances), au besoin
o Traiter les appels et demandes d’information liés aux opérations (ex. fourrière), et assurer le suivi des dossiers

Facturation
o Produire, vérifier et transmettre la facturation aux clients selon les procédures établies
o Saisir et joindre les pièces justificatives (ex. bons de commande) aux dossiers de facturation dans le système
o Assurer le service téléphonique et traiter les demandes liées aux factures (copies, suivis, informations)

Profil recherché
• Excellent service à la clientèle, au téléphone et en personne
• Attitude positive
• Rigueur et souci du détail (facturation, classement)
• Bonne gestion des priorités et capacité à travailler avec des délais
• Discrétion et professionnalisme
• Aisance avec l’informatique et apprentissage rapide de nouveaux logiciels

Exigences
• Diplôme d’études collégiales en bureautique, diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou attestation d’études professionnelles en secrétariat ou expérience en administration, réception ou comptabilité (facturation), un atout important
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
• Français parlé et écrit; anglais fonctionnel (un atout)
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique

Atouts
• Expérience avec un logiciel de facturation et gestion des bons de commande
• Connaissance du domaine du remorquage, de la fourrière ou du milieu des assurances

Conditions de travail
Statut : Temps plein
Horaire : 8 h à 17 h
Salaire : À déterminer
Lieu : Chicoutimi - 1480 Boulevard du Royaume
Entrée en poste : Dès que possible