Document Specialist

Our client is a prominent international law firm renowned for its commitment to excellence, innovation, and exceptional client service. With a presence across major cities in North America, the firm is recognized for its collaborative culture and strong support systems that enable its professionals to thrive.

About The Opportunity
This is a unique opportunity to join a high-performing team as a Document Specialist, providing firm-wide document production support in a fast-paced, service-driven legal environment. You will contribute to a range of client matters, using advanced technical and formatting expertise to ensure high-quality, timely deliverables. This role is ideal for someone who enjoys detail-oriented work and thrives on producing precise, polished documentation under tight deadlines.

About The Position
The Document Specialist plays a vital role in the creation, revision, and finalization of legal and business documents. You’ll work with legal professionals and support staff across the firm to handle formatting, comparisons, proofreading, document conversions, and troubleshooting. A high level of technical proficiency and attention to detail is essential, as well as the ability to manage multiple priorities efficiently.

The Responsibilities

• Handling advanced-level document production and formatting requests using Microsoft Office and firm-specific tools.
• Creating, editing, and converting documents from various sources including markups, dictation, scanned files, and notes.
• Troubleshooting and stabilizing documents for usability and formatting consistency.
• Preparing comparisons, blacklines, mail merges, and fillable forms; managing PDF and Excel content.
• Providing support for presentations and visual materials using PowerPoint and Visio.
• Uploading, editing, and organizing documents in the firm’s document management systems.
• Assisting with trial support materials, corporate data rooms, marketing collateral, and administrative tasks.
• Collaborating closely with Legal Practice Assistants, Support Assistants, and other departments to ensure timely and accurate task completion.
• Participating in projects, cross-training, and process improvement initiatives.

The Requirements

• Legal Assistant diploma or post-secondary degree in Office Administration (or equivalent experience).
• Minimum of 5 years’ relevant experience in a legal or professional services environment.
• Expert-level proficiency in Microsoft Office Suite; MOS Certification and VBA knowledge are assets.
• Strong working knowledge of legal terms, documents, and formatting best practices.
• Excellent proofreading, organizational, and time management skills.
• Effective communicator with strong interpersonal skills and a high level of client service orientation.
• Ability to prioritize multiple tasks with minimal supervision and maintain composure under pressure.
• A collaborative team player who is proactive and detail-focused.
• Flexibility to occasionally work overtime as required.
• Willingness to work on-site 4 days per week as part of a hybrid work model, with increased in-office presence during initial onboarding and training.

Compensation
The firm offers a highly competitive compensation package, including a comprehensive benefits plan and access to ongoing professional development.

Notre client est un cabinet d’avocats international de premier plan, reconnu pour son engagement envers l’excellence, l’innovation et un service client exceptionnel. Présent dans les principales villes d’Amérique du Nord, le cabinet est reconnu pour sa culture collaborative et ses solides systèmes de soutien qui permettent à ses professionnels de s’épanouir.

À propos de l’opportunité
Il s’agit d’une opportunité unique de rejoindre une équipe très performante en tant que Spécialiste de documents, offrant un soutien à la production de documents à l’échelle du cabinet, dans un environnement juridique dynamique axé sur le service. Vous contribuerez à divers dossiers clients en utilisant votre expertise technique avancée et vos compétences en mise en forme pour garantir des livrables de haute qualité et livrés dans les délais. Ce poste est idéal pour une personne méticuleuse qui aime le travail précis et qui excelle à produire une documentation soignée dans des délais serrés. la relecture, les conversions de documents et le dépannage. Une grande maîtrise technique et une attention rigoureuse aux détails sont essentielles, de même que la capacité à gérer efficacement plusieurs priorités.

À propos du poste
Le ou la Spécialiste de documents joue un rôle essentiel dans la création, la révision et la finalisation de documents juridiques et commerciaux. Vous collaborerez avec des professionnels du droit et du personnel de soutien à travers le cabinet pour gérer la mise en forme, les comparaisons, la relecture, les conversions de documents et le dépannage. Une grande maîtrise technique et une attention rigoureuse aux détails sont essentielles, de même que la capacité à gérer efficacement plusieurs priorités.

Responsabilités

• Gérer des demandes de production et de mise en forme de documents complexes à l’aide de Microsoft Office et d’outils propres au cabinet.
• Créer, modifier et convertir des documents à partir de diverses sources, y compris des annotations, dictées, fichiers numérisés et notes.
• Dépanner et stabiliser les documents pour assurer leur utilisabilité et la cohérence du formatage.
• Préparer des comparaisons, documents en version suivie (blacklines), publipostages et formulaires interactifs ; gérer le contenu PDF et Excel.
• Offrir un soutien à la création de présentations et de supports visuels avec PowerPoint et Visio.
• Téléverser, modifier et organiser les documents dans les systèmes de gestion documentaire du cabinet.
• Aider à la préparation de matériel de soutien pour les procès, les salles de données corporatives, le matériel marketing et les tâches administratives.
• Collaborer étroitement avec les adjoints juridiques, les assistants administratifs et d’autres départements pour assurer une exécution précise et rapide des tâches.
• Participer à des projets, des formations croisées et des initiatives d’amélioration des processus.

Exigences

• Diplôme d’assistant juridique ou diplôme postsecondaire en administration de bureau (ou expérience équivalente).
• Minimum de 5 années d’expérience pertinente dans un environnement juridique ou de services professionnels.
• Maîtrise experte de la suite Microsoft Office ; la certification MOS et la connaissance de VBA sont des atouts.
• Solide connaissance du vocabulaire juridique, des documents et des pratiques exemplaires de mise en forme.
• Excellentes compétences en relecture, organisation et gestion du temps.
• Communication efficace, excellentes compétences interpersonnelles et forte orientation client.
• Capacité à prioriser plusieurs tâches avec un minimum de supervision et à rester calme sous pression.
• Esprit d’équipe, proactivité et grand souci du détail.
• Flexibilité pour faire des heures supplémentaires à l’occasion.
• Disponibilité pour travailler sur place 4 jours par semaine dans le cadre d’un modèle de travail hybride, avec une présence accrue au bureau durant l’intégration et la formation initiales.

Rémunération Le cabinet offre un programme de rémunération très compétitif, incluant un régime d’avantages sociaux complet et un accès à des opportunités de développement professionnel continu.

David Aplin & Associates Inc., operating as Aplin, and its associated brands, CompuStaff and Impact Recruitment, is an award-winning employment agency connecting diverse, top-tier talent with exceptional organizations across North America. We welcome applicants from all backgrounds and charge no fees to apply or engage with our recruiters. Our clients partner with us to help expand and diversify their teams. Please note that all applicants must be legally entitled to work in Canada, including holding any necessary work permits.