Coordonnateur(trice) d’événements

Profil recherché

Une personne :
• Professionnelle, organisée et orientée client.
• Capable de gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Proactive, diplomate, dotée d’un excellent sens des priorités.
• Motivée à contribuer au succès des événements du Centre des congrès.

Description du poste

Sous l’autorité du Chef d’équipe des ventes, le ou la coordonnateur(trice) d’événements est responsable de la planification, de la coordination et du suivi opérationnel de l’ensemble des événements tenus au Centre des congrès : mariages, banquets, bals de finissants, réunions d’affaires, célébrations et activités corporatives.

Le rôle vise à assurer une exécution impeccable, du premier contact à la clôture, en maintenant une communication claire avec les clients et les équipes internes.

Responsabilités Planification et coordination

• Planifier les besoins pour chaque événement (horaires, salles, logistique, équipements, inventaires).
• Coordonner les tâches préparatoires avec les équipes internes (cuisine, banquet, entretien, réception).
• Organiser les montages et démontages des salles selon les standards établis.
• Préparer et mettre à jour les documents opérationnels (feuilles de route, confirmations, cahiers d’événements).

Déroulement des événements

• Être présent(e) lors des grandes réceptions et événements majeurs pour en assurer le bon déroulement.
• Ajuster la logistique en temps réel selon les besoins du client.
• Offrir un service à la clientèle courtois, professionnel et adapté.

Suivi administratif et post-événements

• Effectuer les suivis avec les clients et les équipes internes après les événements.
• Documenter les points forts, incidents et pistes d’amélioration.
• Mettre à jour les dossiers, fichiers et outils de suivi opérationnels.
• Contribuer à l’amélioration continue des services événementiels.

Coordination interne et communication

• Assurer une communication constante et cohérente entre les départements.
• Participer aux réunions de planification et assurer les suivis requis.
• Collaborer à la gestion des priorités selon les besoins de l’hôtel.