Adjoint·e à la direction (titre à l'interne: Agent·e de liaison et de conformité)
Type de poste : Temps plein, permanent
Rémunération : 57 000 $ à 72 000 $ par an
Le Groupement des assureurs automobiles (GAA) est un organisme à but non lucratif qui aide les conducteurs québécois en matière d’assurance automobile et qui facilite le règlement des sinistres. En tant qu’agent·e de liaison et de conformité au sein de la direction générale, vous jouerez un rôle clé en veillant à la conformité et à l’intégrité du système de gestion des enregistrements. Vous assurerez également le respect des normes de secrétariat de l’organisation et apporterez un soutien administratif à divers comités et sous-comités.
Ce qui vous attend :
Conformité du système de gestion intégrée des documents (GID) et normes administratives:
- Assurer la conformité des documents édités aux normes administratives de l’organisation (qualité, classement, règles de conservation et archivage des documents);
- Présider le comité responsable de la gestion intégrée des documents;
- Coordonner les activités et les projets du comité;
- Accompagner et former les nouveaux adjoints et super utilisateurs sur l’application de la politique de gestion intégrée des documents (GID);
Secrétariat de différents comités :
- Organiser les rencontres et envoyer les convocations/invitations;
- Préparer l’ordre du jour, prendre des notes et rédiger les procès-verbaux ou comptes-rendus;
- Effectuer les suivis post rencontre.
Soutien administratif à la direction générale :
- Préparer et assurer la qualité des documents et présentations (Word, PowerPoint, etc.);
- Traiter, classer et acheminer la correspondance, tout en assurant la rédaction, la correction, la révision et la préparation des envois, selon les normes de secrétariat.
Ce que nous recherchons :
- DEC en administration ou combinaison d’études et d’expérience jugée équivalente;
- 3 à 5 années d’expérience dans des fonctions de soutien à la direction;
- Excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
- Excellente capacité de rédaction et de synthèse;
- Sens de l’organisation et aptitude à gérer plusieurs priorités;
- Sens de l’initiative, rigueur et autonomie.
Ce que nous avons à vous offrir :
- Rémunération compétitive (salaire, bonification de performance, primes de reconnaissance);
- Environnement bienveillant qui favorise la conciliation travail vie personnelle :
- Horaire hybride flexible (1 jour par semaine ou 2 jours à toutes les 2 semaines et selon les besoins)
- Programme de temps compensé (10 jours par année)
- Une semaine de congé additionnelle pendant les Fêtes
- Banque de congés personnels et maladie, ainsi que d’autres congés (étude-examen, déménagement, etc.);
- Régime de retraite à prestation déterminée;
- Avantages sociaux compétitifs : assurance vie, santé, dentaire et invalidité;
- Programme d’aide aux employé·e·s (PAE);
- Programme mieux-être : activités physiques, sociales et culturelles;
- Équipement informatique fourni et programme de soutien à l’ergonomie pour le télétravail.
Au Groupement des assureurs automobiles (GAA), nous nous engageons à traiter tou·te·s les candidat·e·s de manière juste et équitable. Si vous avez besoin de soutien au cours du processus de sélection et/ou d’embauche, y compris des mesures d’adaptation pour personne en situation de handicap, veuillez nous en informer dès que possible. Veuillez noter que l’information reçue sera traitée en toute confidentialité.
