En tant que secrétaire aux ventes, vous jouerez un rôle clé au sein de notre concession automobile en supportant l’équipe des ventes tout en assurant un accueil professionnel à la clientèle. Vous serez responsable de diverses tâches administratives essentielles à la fluidité des opérations, ainsi que de fonctions de réception.
Responsabilités principales :
Soutien administratif aux ventes :
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Préparer, vérifier et compléter les dossiers de vente et de livraison des véhicules.
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Vérifier les contrats et s’assurer de leur conformité.
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Déclarer les ventes auprès du manufacturier.
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Enregistrer les garanties et réclamer les incitatifs applicables.
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Faire le suivi des paiements dus par le manufacturier.
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Vérifier les contrats de financement et les transmettre aux institutions financières pour l’escompte.
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Préparer les documents lors d’échanges entre concessionnaires.
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Faire la réception des véhicules neufs, les créer dans le système, comptabiliser les factures et assurer leur suivi.
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Entrer les commandes de véhicules dans le système.
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Assister les directeurs des ventes dans leurs tâches administratives.
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Effectuer d’autres tâches connexes demandées par la direction.
Tâches de réception :
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Accueillir les clients avec professionnalisme, en personne ou au téléphone.
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Diriger les appels et les visiteurs vers les bonnes personnes ou départements.
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Gérer les courriels et assurer le suivi des demandes générales.
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Recevoir, trier et distribuer le courrier.
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Maintenir l’aire de réception propre et accueillante.
