ADJOINT·E ADMINISTRATIF·IVE

Nous sommes à la recherche d'un.e adjoint.e administratif·ive pour se joindre à une équipe dynamique à Ste-Marie. À ce titre vous serez responsable d’accueillir les clients qui se présentent ou qui téléphonent, ainsi que du traitement et du suivi des dossiers.

• Accueillir les clients;
• Assurer la réponse et le transfert des appels téléphoniques;
• Assurer une bonne communication entre les succursales pour la centralisation des appels téléphoniques;
• Transmettre des mémos/courriels aux chargés de projets;
• Produire les horaires de travail et gérer les agendas;
• S’assurer de tenir à jour ses connaissances lors de changements de procédures.

• Vérifier et traiter les courriels transmis par les chargés de projets;
• Vérifier et valider les informations saisies par les chargés de projets ;
• Insérer et valider les documents dans le logiciel à l'interne;
• Traiter les modifications apportées par les chargés de projets et faire des corrections, au besoin;
• Imprimer les documents;
• Effectuer la numérisation;
• Effectuer la gestion documentaire des fichiers numérisés (épluchage);
• S’assurer du suivi des informations auprès de vos collaborateurs.

• Tenir la réception propre et en ordre en tout temps;
• Tenir l’inventaire des fournitures requises pour le bon fonctionnement du bureau;
• Transmettre la liste des fournitures à renouveler à l’adjointe au soutien de la direction en charge de centraliser les commandes;
• Tenir le registre des appels de garde à jour pour des fins de compilation;
• Gérer la petite caisse si applicable.

Poste permanent à temps plein ou partiel;
Horaire de semaine ou de fin de semaine (peut être sujet à variations concernant les soirs et les fins de semaines);
Programme d'assurances collectives;
Accompagnement complet pour la formation;
Ambiance de travail agréable, belle équipe!