Description
Sous la supervision de la Responsable des opérations techniques et en étroite collaboration avec les membres de l’équipe et les clients, l’adjoint(e) administratif(ve) coordonne la planification des installations afin de respecter les échéanciers fixés, maintient à jour les dossiers des clients et effectue tous les suivis administratifs s’y rattachant.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Créer les dossiers des clients et maintenir à jour les données et les garanties offertes
- Créer les soumissions et les commandes clients
- Rechercher des pièces dans Genius
- Effectuer des demandes de retour de matériel
- Veiller à ce que les travaux qui doivent être effectués par le client soient réalisés afin qu’ils soient prêts pour la livraison et maintenir à jour l’échéancier
- Coordonner les livraisons des différents matériels et équipements avec les clients
- Effectuer les suivis administratifs avec les techniciens de service
- Insérer les rapports des techniciens concernant les installations, les mises en routes, les maintenances et les réparations effectués dans les dossiers des clients
- Maintenir à jour le planificateur et voir à communiquer l’information entre chaque département (clients, achats, production, ingénierie et service technique
- Effectuer les fermetures de commandes et assurer le suivi pour la facturation
- Numériser et classer différents documents administratifs
- Contribuer à l’amélioration continue des processus et des outils administratifs
- Soutenir la Responsable des opérations techniques dans diverses tâches administratives.
- Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration, bureautique ou domaine connexe
- Expérience minimale de 5 ans dans un rôle administratif, idéalement en environnement industriel ou technique
- Aisance avec les outils informatiques (ERP, Suite office 365)
- Excellentes habiletés de communication en français, tant à l’oral qu’à l’écrit et connaissance professionnel de l’anglais. La connaissance de l’anglais est requise considérant les échanges avec différentes parties prenantes au Canada et aux États-Unis
- Rigueur, souci du détail et excellent sens de l’organisation
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Autonomie et sens des priorités.
