Coordonnateur.trice en gestion documentaire

Principales fonctions : Sous la supervision de la Directrice qualité et amélioration continue, le/la Coordonnateur.trice en gestion documentaire met à contribution ses connaissances et ses compétences afin de veiller à la modernisation de la gestion documentaire du Groupe Gilbert. La personne occupant le poste aura comme principales responsabilités de planifier et coordonner la migration des documents vers les plateformes infonuagiques modernes (Sharepoint, Docusign, ACC, etc.) et d’en assurer une saine gestion par la suite. Plus spécifiquement, il/elle devra :

• Analyser les types de documents existants et leur utilisation pour déterminer la meilleure stratégie de gestion.
• Planifier et coordonner la stratégie de gestion des documents avec les différents départements du Groupe, en tenant compte des spécificités de chacun.
• Élaborer la matrice de sécurité d’accès aux documents et veiller à son application.
• S’assurer d’effectuer une saine gestion du changement avec les équipes (Communication, formation, support, etc.)
• Définir et encadrer les activités nécessaires à la gestion intégrée des documents (classement, indexation, traçabilité, enregistrement, contrôle de la qualité, transfert, suivi, archivage, etc.)
• Participer à la restauration de documents.
• Participer à la mise en place des mesures de sécurité pour protéger les documents sensibles et s’assurer de leur efficacité et de leur respect.
• Définir les règles en lien avec la structure des métadonnées dans le système de gestion documentaire tout en assurant le respect de leur cohérence dans la création des documents.
• Offrir soutien et conseil aux différentes équipes (projets et services) dans leur gestion documentaire et s’assurer du respect des normes et règles préalablement établies.
• Collaborer avec l’équipe Qualité dans la préparation d’audits périodiques visant le respect des normes, et porter les mesures correctives au besoin

Compétences et qualifications requises :

• 3 à 5 ans d’expérience en gestion documentaire ou en archivage.
• Diplôme en technique de gestion documentaire, en technique d’archives ou autre formation pertinente;
• Excellentes compétences organisationnelles et attention aux détails.
• Capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion.
• Capacité à analyser et à comprendre les besoins documentaires des différentes équipes.
• Travail d’équipe
• Capacité à s’adapter aux nouvelles technologies et méthodologies
• Bonne capacité de communication, de collaboration et de gestion des conflits
• Capacité à bien gérer les priorités
• Posséder une connaissance approfondie des produits de la suite Office, plus particulièrement SharePoint et Teams

Exigence linguistique :

• Ce poste nécessite un niveau d’anglais intermédiaire ou avancé, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature du mandat. Certains fournisseurs ne communiquent qu’en anglais. La capacité à communiquer efficacement en anglais est donc essentielle pour assurer la collaboration et la compréhension des directives.

Conditions de travail :

• Poste permanent, temps plein 40 heures/semaine
• Gamme complète d’avantages sociaux
• Emploi à Chicoutimi
• Gym privé accessible à Saguenay pour les employés
• Club social
• Conciliation travail-vie personnelle

*Nous souscrivons au principe d’équité en emploi et appliquons un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.