Adjoint(e) aux soumissions

Principales fonctions : Sous la supervision du directeur du département de l’estimation et contrôle de coûts, l’adjoint(e) aux soumissions devra soutenir l’équipe d’estimation et aider à la préparation des soumissions du secteur construction. La personne devra également effectuer le suivi administratif tout au long du processus d’élaboration des soumissions. Plus spécifiquement :

• Consulter et trouver les appels d’offres pertinents sur différents sites et informer l’équipe de projet;
• Commander les documents et procéder aux ouvertures de dossiers de soumission selon la procédure établie;
• Documenter le dossier de soumission et informer les parties intéressées des exigences pour la conformité du dépôt;
• Procéder à la lecture des instructions aux soumissionnaires et clauses administratives au devis ainsi que compléter le formulaire et les documents requis pour le dépôt de la soumission;
• Préparer et envoyer les demandes de résolutions, d’assurances et de cautionnement;
• Maintenir le dossier de soumission à jour continuellement en intégrant tous les addendas, questions au client, documents supplémentaires et tenir l’équipe informée;
• Récupérer les prix des sous-traitants, en faire les comparaisons et analyser leurs conformités selon les exigences du client;
• Remplir les bordereaux de prix, effectuer la mise en page et la correction finale du document de soumission;
• Procéder au dépôt des soumissions dans divers portails;
• Tenir à jour les registres reliés aux soumissions;
• Classer et archiver les dossiers de soumissions en conformité avec les procédures et normes ISO
• Toutes autres tâches connexes.

Exigences :

• Études collégiales/professionnelles en administration ou expériences pertinentes
• Minimum 2 années d’expérience à titre d’adjoint(e) dans le domaine de la construction
• Excellente maîtrise du français et anglais parlé et écrit fonctionnel
• Connaissances informatiques :
  • Suite Office (Word, Excel, Power Point, Outlook…etc.)
  • MS project (un atout)
  • Microsoft 365
• Connaissances des processus de soumission

Profil de la personne recherchée :

• Gestion efficace du temps et des priorités
• Sens du détail
• Autonomie
• Rigueur et professionnalisme
• Esprit d’équipe
• Aptitudes à la rédaction de document et à la mise en page

Conditions de travail

• Poste permanent / temps plein
• Emploi à Saguenay
• Gamme complète d’avantages sociaux
• Gym privé accessible à Saguenay pour les employés
• Club social
• Conciliation travail-vie personnelle