Secrétaire-réceptionniste

SECRÉTAIRE-RÉCEPTIONNISTE

RÔLE PRINCIPAL

Sous la supervision de la contrôleur comptable, le/la secrétaire-réceptionniste est responsable de l’accueil des visiteurs, de la gestion des communications internes et externes ainsi que du soutien administratif et comptable quotidien. Il/elle veille à la bonne organisation des dossiers, à la circulation efficace de l’information et au suivi rigoureux des différents processus administratifs.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

ACCUEIL ET COMMUNICATION

• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer selon les procédures établies;
• Gérer, analyser et distribuer le courrier entrant et sortant (postal et électronique);
• S’assurer de renommer tous les documents entrants conformément aux normes de classement;
• Maintenir une communication constante avec les contremaîtres et autres membres de l’équipe pour le suivi de rapports.

SOUTIEN ADMINISTRATIF ET COMPTABLE

• Codifier et saisir les factures liées au garage dans le système comptable;
• Effectuer le suivi des bons de commande (B.O.), des crédits à recevoir et des commandes en cours (P.O.);
• Envoyer les chèques et classer les factures correspondantes;
• Vérifier les états de compte liés aux opérations du garage;
• Approuver et transférer les coupons de pesée en provenance des carrières;
• Effectuer la facturation des agrégats et des éléments hors projet;
• Comptabiliser les encaissements et les paiements approuvés à la demande;
• Remplir et mettre à jour la base de données pour les rapports de taxes sur le carburant.

SUIVI ET CONTRÔLE ADMINISTRATIF

• Assurer le suivi et le classement des documents liés aux employés;
• Réaliser divers suivis de contrôle (inventaire de bureau, uniforme, factures, etc.);
• Accomplir toute autre tâche connexe demandée.

EXIGENCES DU POSTE

Formation et expérience

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, comptabilité ou formation équivalente;
• Minimum de 2 années d’expérience dans un rôle similaire.

Compétences et aptitudes

• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
• Bonnes compétences en saisie de données et en organisation documentaire;
• Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, logiciel comptable, etc.);
• Sens aigu de l’organisation, rigueur, discrétion et capacité à gérer plusieurs priorités à la fois;
• Autonomie, polyvalence et esprit d’équipe.