Adjoint(e) administratif(ve)

Girescom n’est pas seulement une entreprise de gestion immobilière, c’est une équipe engagée, soudée et résolument tournée vers l’excellence. Fondée en 2001, Girescom s’est imposée comme une référence incontournable en gestion immobilière à Québec. Depuis son acquisition par Madame Michelle Laurendeau en 2020, l’entreprise s’est distinguée en mariant leadership au féminin et inclusivité à tous les niveaux. Avec plus de 2 500 logements répartis dans plus de 100 immeubles, Girescom s’appuie sur un parc immobilier solide, diversifié et en constante croissance. La fidélité de notre clientèle et la stabilité de notre portefeuille offrent à nos équipes un environnement de travail structuré, prévisible et sécurisant, favorisant à la fois le bien-être et la progression professionnelle de nos employés. Notre équipe, ultra diversifiée et composée de talents provenant d’ici et d’ailleurs, contribue chaque jour à une ambiance de travail dont nous sommes particulièrement fiers. Nos valeurs fondamentales, travail d’équipe, transparence, communication ouverte et bienveillance, sont au cœur de chacune de nos actions et guident nos décisions au quotidien

Description du poste :
Le titulaire du poste joue un rôle clé dans le soutien administratif quotidien de l’entreprise. Il assure la gestion des communications, le traitement et l’organisation des documents administratifs, ainsi que le soutien transversal à la direction et aux différents départements. Le poste contribue à la qualité des données dans les outils numériques et participe à l’amélioration continue des processus administratifs afin d’assurer une organisation efficace, structurée et fluide des opérations internes.

Avantages :

• Bureau situé sur la belle avenue Maguire.
• Stationnement gratuit sur place.
• Assurances collectives couvrant entre autres le dentaire, et pleins d'autres avantages
• Télémédecine.
• Congés de maladie et vacances.
• Programme RVER.
• Rémunération compétitive.
• Opportunité de carrière.
• Programme de référencement.
• Reconnaissance des années de service.
• Café Nespresso gratuit.
• Anniversaires soulignés.
• Club social.
• Une belle équipe ayant un fort esprit collaboratif.
• Formation et accompagnement assurés.

Principales responsabilités et tâches :

• Recevoir et diriger les appels téléphoniques, accueillir et informer les visiteurs, gérer le courrier papier et numérique ainsi que les boîtes courriel générales.
• Numériser, classer et archiver rigoureusement les documents administratifs tels que les factures, contrats et autres, selon la structure interne de l’entreprise.
• Offrir un soutien transversal à la direction et aux autres départements, incluant la coordination interne et externe, la préparation de documents, l’organisation de réunions, le suivi administratif, etc.
• Effectuer diverses tâches administratives telles que la saisie de données, la mise en page et la correction de documents, la mise à jour de tableaux de suivi, le classement et la photocopie de documents, etc.
• Contribuer à la qualité des données dans les outils numériques (Microsoft 365, SharePoint, plateformes internes) et participer à des projets d’amélioration des processus.
• Effectuer toutes autres tâches connexes reliées au bon fonctionnement administratif de l’entreprise.

Profil recherché :

• Expérience pertinente dans un poste administratif similaire et intérêt pour un environnement dynamique, structuré et en croissance.
• Personne assidue, dynamique, proactive, rapide, rigoureuse et organisée, avec un excellent sens du service à la clientèle et un grand souci du détail.
• Très bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Microsoft 365, Teams, SharePoint, Forms, etc.) et aisance avec les plateformes numériques.
• Capable de gérer plusieurs priorités à la fois, autonome, orientée résultats et motivée par le sentiment du devoir accompli.
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Grande précision en gestion et en saisie de données, et capacité d’apprentissage rapide de nouveaux logiciels.

Statut et horaires du poste :

• Emploi permanent.
• Temps plein, entre 30 et 33 heures / semaine.
• Du lundi au vendredi.
• En présentiel.

Prêt à relever le défi ?

Si ce poste vous intéresse, n’attendez plus! Postulez dès aujourd’hui et venez découvrir une équipe passionnée, prête à vous accueillir chaleureusement!

** L'emploi du genre masculin a pour but d'alléger le texte et d'en faciliter la lecture.