Coordonnateur ou coordonnatrice, Logistique et accueil

Cumulant plus de 115 ans d’existence, la Fédération des chambres de commerce du Québec est le plus important réseau de gens d’affaires et d’entreprises du Québec. Cet OBNL offre un milieu de travail humain et dynamique offrant de nombreux défis et opportunités d’apprentissage.  

Relevant de la directrice, Événements corporatifs et concours Les Mercuriades et en collaboration avec les équipes de la FCCQ, vous assisterez vos collègues dans la coordination des événements corporatifs et des comités de travail, tout en accomplissant diverses tâches visant à maximiser l’intérêt des membres pour les différentes activités de la FCCQ. 

Soutien aux événements corporatifs 

• Assister l’équipe des événements corporatifs dans la coordination des événements comme le concours Les Mercuriades, la Journée économique, la Grande rencontre et le Gala des chambres, le Prix Maurice-Pollack ainsi que nos Rendez-vous Affaires, Internationaux et Politiques 
• Assurer les suivis administratifs liés aux événements (mises en candidature, inscription des membres, réservation des salles, etc.)  
• Participer aux rencontres internes et externes de planification des événements 
• Assurer le lien et la communication avec les partenaires et les fournisseurs externes 
• Assurer le suivi et la mise à jour du contenu des sites web relatifs aux activités mentionnées 
• Fournir les informations pertinentes au département des communications pour les plans de promotion 
• Rédiger plusieurs types de documentation en lien avec les activités (lettres d’invitation, de sollicitation ou de remerciements, courriels types, procédures, cahiers d’accompagnement, etc.) 

Gestion des comités de travail 

• En collaboration avec l’équipe Affaires publiques et économiques, gérer les rencontres des comités de travail  
• Préparer les avis de convocation et envoyer l’ordre du jour des rencontres 
• Envoyer la documentation aux membres des comités et répondre à leurs questions 
• Tenir à jour la liste des membres des comités 
• Coordonner les tableaux de suivi des plans d’action des comités 
• Accueillir les membres des comités  

Accueil et réception du bureau 

• Accueillir les visiteurs  
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques 
• Gérer la boîte de courriel générale 
• Traiter le courrier et les envois postaux  
• Vider le lave-vaisselle et voir au bon maintien de la cuisine 
• Gérer les commandes : café, lait, papeterie 
• Effectuer toutes autres tâches connexes 

• D’un diplôme d’études collégiales en administration, événementiel, communication, gestion de projet ou un domaine connexe 
• D’une expérience de 1 à 3 ans dans un poste lié à l’événementiel 

• Vous avez un sens poussé de l’organisation, le souci du détail et de la rigueur  
• Vous êtes capable de travailler en autonomie comme en équipe  
• Vous avez un sens de l’initiative et aimez apporter vos idées 
• Vous avez une bonne capacité de gestion du stress et des priorités en fonction des échéanciers 
• Vous savez offrir un service à la clientèle de grande qualité et vous établissez des relations de confiance facilement 
• Vous maîtrisez parfaitement le français, tant à l’oral qu’à l’écrit, et possédez de bonnes habiletés rédactionnelles 
• Vous maîtrisez les logiciels informatiques (CRM, la suite Microsoft Office…) 

Intégrité, innovation, mobilisation, pertinence  

• Un bureau moderne situé au cœur du centre-ville de Montréal, favorisant la collaboration 
• Des activités sociales et de formation pour renforcer la cohésion d’équipe 
• Un horaire de 37,5 heures par semaine 
• Des assurances collectives complètes 
• La cotisation de l’employeur au régime de retraite 
• Trois semaines de vacances dès la première année 
• Un horaire d’été 
• Des congés mobiles et maladies 
• Le matériel informatique fourni pour l’exercice de vos tâches

Veuillez noter que ce poste est 100 % en présentiel, pour collaborer au quotidien avec l’équipe et être au cœur des activités.