Description
À titre d'adjointe au Vice-président, Affaires et services professionnels, vous jouerez un rôle clé dans l'optimisation de son quotidien et dans le soutien à la réalisation de ses priorités stratégiques et opérationnelles.
Véritable partenaire de confiance du Vice-président, vous assurerez la coordination des activités, le suivi rigoureux des dossiers prioritaires et la gestion proactive des informations nécessaires à une prise de décision efficace. Grâce à votre sens de l'organisation, votre jugement et votre capacité à anticiper les besoins, vous contribuerez à maximiser la fluidité des activités et à maintenir un haut niveau d'efficacité dans un environnement en constante évolution.
Vous serez également un point de contact privilégié pour toutes les demandes internes et externes.
Votre rigueur, votre discrétion, votre autonomie et votre capacité à établir des relations de confiance feront de vous une alliée essentielle du Vice-président et un véritable pilier dans l'atteinte de ses objectifs.
Principales responsabilités
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Véritable partenaire de confiance du Vice-président, vous assurerez la coordination des activités, le suivi rigoureux des dossiers prioritaires et la gestion proactive des informations nécessaires à une prise de décision efficace. Grâce à votre sens de l'organisation, votre jugement et votre capacité à anticiper les besoins, vous contribuerez à maximiser la fluidité des activités et à maintenir un haut niveau d'efficacité dans un environnement en constante évolution.
Vous serez également un point de contact privilégié pour toutes les demandes internes et externes.
Votre rigueur, votre discrétion, votre autonomie et votre capacité à établir des relations de confiance feront de vous une alliée essentielle du Vice-président et un véritable pilier dans l'atteinte de ses objectifs.
Principales responsabilités
- Triage et gestion proactive des courriels : effectuer un triage quotidien des courriels du Vice-président, identifier les priorités, proposer des réponses, assurer les suivis requis et signaler les enjeux nécessitant une attention immédiate
- Gestion stratégique de l’agenda : gérer l’horaire de façon proactive en fonction des priorités d’affaires, des échéances, du niveau d’urgence, du temps de préparation requis et de la capacité réelle du Vice-président
- Préparation des rencontres : préparer les dossiers de rencontres, ordres du jour, documents de référence, objectifs de discussion, décisions attendues et suivis post-rencontre
- Présentations et documents exécutifs : concevoir, structurer et mettre en forme des présentations Power Point, notes exécutives, comptes rendus, tableaux de suivis et documents destinés à la direction, aux équipes internes et aux partenaires externes
- Suivi des décisions et des engagements : maintenir un registre des décisions, engagements, échéances et suivis découlant des rencontres, comités et projets du Vice-président
- Organiser les différentes rencontres internes et externes (convocations, réservations de salle,ordre du jour, gestion des repas, etc.) et au besoin, y participer
- Effectuer les mises à jour et les suivis du budget du département
- Agir à titre de point de contact des demandes internes et externes, les assister dans leur démarche, les diriger au besoin vers les bonnes ressources et tout documenter dans Salesforce
- Rédiger des communications de la part du Vice-président ou des Services professionnels
- Effectuer les suivis de l’ensemble des dossiers et projets dans un tableau de bord
- Supporter les équipes dans différents dossiers au besoin
- Effectuer toutes autres tâches connexes reliées au volet administratif
- Posséder un diplôme d’études collégiales en administration, bureautique ou autre formation pertinente
- 5 ans d’expérience et plus dans un rôle d’adjointe de direction, exécutive ou dans un rôle similaire, notamment en gestion d’agenda complexe et en soutien à un membre de la direction
- Avoir des connaissances du domaine de la pharmacie ou de la santé (un atout)
- Maîtriser le français parlé et écrit (forte aptitude pour la rédaction)
- Anglais fonctionnel à l’oral et à l’écrit (partenaires anglophones du domaine pharmaceutique)
- Maîtriser la suite MS Office 365 (niveau avancé : PPT, Outlook, Teams, Excel, Sharepoint)
- Faire preuve d’un haut niveau de discrétion, de jugement et de professionnalisme pour le traitement des informations confidentielles et sensibles
- Excellent sens du service à la clientèle
- Excellentes habiletés de communication orale et écrite
- Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités et demandes en simultané
- Proactivité et capacité à suivre un rythme soutenu et à s’ajuster aux imprévus
