Scheduling and Attendance Coordinator (bilingual) - Full Time - Montfort

Job Description

Scheduling and Attendance Coordinator (bilingual) - Montfort

Preferred Candidates are required to be proficient in both French and English

Extendicare is a leading provider of care and services for seniors throughout Canada. Through our network of over 115 senior care and living centers as well as our home health care operations, we are committed to delivering care throughout the health care continuum to meet the needs of a growing seniors’ population in Canada. Our qualified and highly trained workforce of 23,700 team members are united by a dedication to quality care and by our vision of being the best provider of senior care and services in Canada

Applications are invited for the Permanent Full-Time position of Scheduling and Attendance Coordinator at Extendicare Montfort our 128 facility located in Ottawa, Ontario

Reporting to the Operations Manager, the Scheduling and Attendance Coordinator is responsible for maintaining work schedules, tracking time and attendance for all scheduled employees at a LTC facility. This role will ensure all unfilled shifts are covered to ensure smooth operations and quality of resident care at the facility. In addition, the role may provide administrative support for the Operations Manager and/or Clinical Leadership.

Key Responsibilities:

• Actively assign employees work schedules and maintain staffing schedules for all departments at the home/facility using Workday Scheduling System.
• Manage all vacant schedules due to employee absences, including unplanned absences, vacation requests, LOAs and termination.
• Schedule staff coverage for any unfilled shifts by reaching out to employees and staffing agencies. Utilizes Call Multiplier (open shift management tool) to coordinate outreach.
• Validates and reconciles scheduled hours worked by employees through daily reports.
• Capture activities in time blocks accurately. Ensure actual time is reflected for payroll approvals and submissions. Submit validated hours to payroll.
• Assists with leave administration activities including completing forms, challenging claims, and liaising with WCB.
• Assist with new resident administration processes, such as entering residents into PCC, creating clinical charts, liaising with families and community.
• Order, receive, distribute, and store nursing supplies.
• Investigate Health and Safety incidents and administer incident reports.
• Conduct Joint Health and Safety meetings, record, and post meeting minutes, and track corrective actions to closure.
• Provides administrative, coordination and communication support to Operations Manager
  and other LTC facility leadership as required.
• Act as a strategic resource and/or member of the bargaining committee representing the employer.
• Member of the labour management committee representing the employer

Qualifications:

• Post-secondary diploma/certificate in office or business administration, bookkeeping, accounting or equivalent work experience managing employee time and attendance.
• Experience working with seniors in a long-term care setting or general healthcare industry experience is an asset.
• Ability to work in a fast-paced environment with changing priorities, have exceptional time management skills and to perform well under pressure with tight deadlines.
• Demonstrates technical knowledge and experience working with Workday, PointClickCare or cloud-based software preferred.
• Demonstrates strong communication and interpersonal skills with internal and external stakeholders of the organization.
• Knowledge and experience with office and computer equipment.
• Demonstrates proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Advanced Excel, Outlook, PowerPoint, Teams).
• Working knowledge of HR, payroll, scheduling; interpretation and application of collective agreement provisions.
• Strong data analytics with high attention to detail; critical thinker.
• Pro-active and solutions focused individual with ability to foresee issues and correct them before they turn into large issues.
• Knowledge of Occupational Health & Safety practices, principles, and legislation.

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Coordonnateur(trice) des horaires et de l’assiduité - Montfort

Extendicare est un fournisseur de premier plan de soins et de services pour les aînés à travers le Canada. Grâce à notre réseau de plus de 115 centres de soins et de résidences pour aînés ainsi qu’à nos services de soins à domicile, nous nous engageons à offrir des soins tout au long du continuum de santé afin de répondre aux besoins d’une population vieillissante au Canada. Notre équipe qualifiée et hautement formée, composée de 23 700 membres, est unie par un engagement envers des soins de qualité et par notre vision d’être le meilleur fournisseur de soins et de services pour les aînés au Canada.

Les candidatures sont invitées pour le poste permanent à temps plein de coordonnateur(trice) des horaires et de l’assiduité à Extendicare Montfort, situé au 705, chemin Montréal, à Ottawa (Ontario).

Relevant du gestionnaire des opérations, le/la coordonnateur(trice) des horaires et de l’assiduité est responsable de la gestion des horaires de travail ainsi que du suivi du temps et de la présence de tous les employés planifiés au sein de l’établissement de soins de longue durée. Cette personne veille à ce que tous les quarts vacants soient comblés afin d’assurer le bon fonctionnement des opérations et la qualité des soins aux résidents. De plus, elle peut fournir un soutien administratif au gestionnaire des opérations et/ou à l’équipe de direction clinique.

Principales responsabilités :

• Attribuer activement les horaires de travail et maintenir les calendriers de dotation pour tous les services de l’établissement à l’aide du système Workday Scheduling.
• Gérer les horaires vacants en raison des absences des employés, y compris les absences imprévues, les demandes de vacances, les congés autorisés (LOA) et les cessations d’emploi.
• Assurer la couverture des quarts non pourvus en contactant les employés et les agences de placement; utiliser l’outil Call Multiplier pour coordonner les communications.
• Valider et concilier les heures travaillées par les employés à l’aide de rapports quotidiens.
• Saisir avec précision les activités par blocs de temps et veiller à ce que les heures réelles soient reflétées pour l’approbation et la soumission de la paie; transmettre les heures validées à la paie.
• Participer à la gestion des congés, y compris la préparation de formulaires, la contestation de réclamations et la liaison avec la Commission des accidents du travail (WSIB).
• Appuyer les processus administratifs liés à l’admission de nouveaux résidents (saisie dans PCC, création de dossiers cliniques, communication avec les familles et la communauté).
• Commander, recevoir, distribuer et entreposer les fournitures de soins infirmiers.
• Enquêter sur les incidents de santé et sécurité et administrer les rapports d’incident.
• Organiser les réunions du comité mixte de santé et sécurité, rédiger et afficher les procès-verbaux et assurer le suivi des mesures correctives.
• Fournir un soutien administratif, de coordination et de communication au gestionnaire des opérations et à la direction de l’établissement, au besoin.
• Agir comme ressource stratégique et/ou membre du comité de négociation représentant l’employeur.
• Participer au comité de relations de travail en tant que représentant de l’employeur.

Qualifications :

• Diplôme ou certificat postsecondaire en administration de bureau, administration des affaires, tenue de livres, comptabilité ou expérience équivalente en gestion du temps et de la présence des employés.
• Expérience auprès des aînés en soins de longue durée ou dans le secteur de la santé (un atout).
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique avec des priorités changeantes, excellentes aptitudes en gestion du temps et capacité à travailler sous pression avec des échéanciers serrés.
• Connaissance et expérience avec Workday, PointClickCare ou des logiciels infonuagiques (un atout).
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles avec les parties prenantes internes et externes.
• Maîtrise des équipements de bureau et des outils informatiques.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel avancé, Outlook, PowerPoint, Teams).
• Connaissances pratiques en ressources humaines, paie et planification; capacité à interpréter et appliquer les conventions collectives.
• Solides compétences en analyse de données, souci du détail et esprit critique.
• Approche proactive et orientée vers les solutions, avec capacité d’anticiper et de résoudre les problèmes.
• Connaissance des pratiques, principes et lois en matière de santé et sécurité au travail.

Time Type

At Extendicare, we’ve spent more than 50 years dedicated to enhancing the quality of life for residents in our long-term care homes across Canada. When you join Extendicare, you become part of a compassionate, mission-driven team committed to creating a safe, supportive, and enriching environment for every resident we serve.

We provide competitive compensation that reflects the value of this role and the unique qualifications each candidate brings. Final salary offers are based on a variety of factors such as your skills, experience, education, and alignment with the responsibilities of this position.

Base salary is one component of our broader total rewards package. We offer a comprehensive suite of benefits designed to support your health, financial well-being, and long-term career growth. Your recruiter can provide more details about our total rewards offerings during the hiring process.

We may use artificial intelligence (AI) tools to support certain stages of the recruitment process, such as reviewing applications, analyzing resumes, or assessing candidate responses. These tools assist our recruitment team but do not replace human judgment - every application is reviewed by a member of our team to ensure thoughtful and equitable consideration. If you would like more information about how your data is processed, please contact us.

Extendicare is committed to fostering an accessible, inclusive, and equitable hiring process. We gladly accommodate the needs of applicants throughout all stages of recruitment and selection upon request.