Description
Notre client un organisme du milieu municipal est à la recherche d’un(e) secrétaire administratif (ve) au service de l’approvisionnement mandat d’une durée indéterminée.
Salaire : 26.18$/h
Lieu de travail Montréal
Horaire du travail : du lundi au vendredi 100% présentiel
Responsabilités :
Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions
Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers
Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement
Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel
Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs
Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.)
Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes
Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau
Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative
Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues
Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités des unités administratives
Rédige ou participe à la rédaction de recommandations pour la direction et le conseil d’administration
Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre
Assure, au besoin, la mise à jour de documents et renseignements dans l’Intranet et l’Internet.
Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir
Gestion et suivi de dossiers administratifs
Coordination des réunions convoquées par le directeur du service et du comité de vérification.
