Technicienne ou Technicien en administration

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que l'ÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à l'ÉTS.

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Technicienne ou Technicien en administration. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.

VOTRE RÔLE

Vous jouez un rôle clé dans l'attractivité et la croissance du corps professoral en mettant à profit vos compétences en recrutement, en gestion des systèmes d'information RH et en soutien administratif.

En collaboration avec les conseillères aux affaires professorales, vous participez à l'ensemble du processus de dotation du corps professoral.
Au cœur des stratégies de recrutement et de l'optimisation des systèmes, vous assurez une expérience fluide, professionnelle et valorisante pour les candidats et les professeurs. Votre expertise, votre rigueur et votre sens du service contribuent directement au rayonnement de l'ÉTS et à la qualité de son environnement académique.

• Diffusez des affichages de postes, en appliquant les meilleures pratiques RH, et déployez des stratégies de recrutement ciblées, inclusives et innovantes.

• Assurez une veille active sur les médias sociaux et les sites spécialisés, identifiez et approchez des talents potentiels dans une optique de diversité, d'équité et d'excellence.

• Assurez les suivis de contrats avec les fournisseurs de services en recrutement et agissez comme personne-ressource pour le système de gestion des candidatures (ATS).

• Participez activement à l'implantation d'un nouveau système de gestion des candidatures : configurez, testez, documentez et accompagnez les utilisateurs dans son déploiement.

• Produisez et analysez des données et rapports statistiques sur le personnel enseignant (données sociologiques, diplômes, etc.) et assurez le suivi des obligations prévues aux conventions collectives.

• Fournissez un soutien technique rigoureux pour les permis de travail et les exemptions fiscales du corps professoral et des stagiaires postdoctoraux.

• Répondez avec professionnalisme aux questions du corps professoral relatives aux conventions collectives et effectuez les suivis requis.

• Contribuez au développement professionnel du corps professoral en coordonnant des comités, des ateliers et diverses activités favorisant la progression de carrière.

• Maintenez à jour les dossiers employés du corps professoral et veillez à l'exactitude des suivis administratifs.

• Êtes responsable de la conception et la publication du bulletin Prof-ÉTS, contribuant ainsi à la vitalité et à la communication interne du corps professoral.

• Participez activement à la gestion administrative de votre unité : rédigez des correspondances, suivez les budgets, organisez les activités et gérez le classement et l'archivage des documents.

Compte tenu de la nature des tâches, la personne pourrait être appelée à utiliser l'anglais parlé et écrit dans l'exécution de ses fonctions

Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.

Minimum de deux années pertinentes dans un rôle technique en dotation, en gestion des candidatures ou en soutien administratif RH.

Vous avez une expérience dans l'implantation, la configuration ou le soutien technique d'un système de gestion des candidatures (ATS).

• Vous démontrez une rigueur administrative constante, en assurant la conformité des dossiers, le respect des normes institutionnelles et des délais critiques, particulièrement dans un environnement encadré par des conventions collectives.
• Vous fixez des objectifs atteignables et cohérents que vous déclinez et priorisez en plans d'action efficaces et en échéanciers réalistes.
• Vous possédez une excellente capacité à saisir la logique d'ensemble des processus administratifs et à coordonner simultanément plusieurs dossiers complexes, tout en gardant une vision stratégique des objectifs du Bureau.
• Vous accordez une grande importance à la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive et de répondre efficacement à leur besoin.
• Vous maîtrisez l'anglais aussi bien à l'oral qu'à l'écrit.

• Vous avez de bonnes connaissances des applications informatisées de gestion (Safirh et Défi).

• Vous maîtrisez les outils de la suite Microsoft (Outlook, Excel, Word).

• Vous accordez une grande attention à la qualité, à la précision et à la cohérence de l'information que vous produisez ou validez.

• Vous établissez des relations professionnelles empreintes de respect et de collaboration, favorisant un climat de travail harmonieux et productif.

Prendre note que les personnes retenues seront invitées à passer un test linguistique relatifs aux exigences du poste.