Technicienne ou Technicien en administration - Centre de services TI (Forfaits cellulaire)

L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Technicienne ou Technicien en administration. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.

Quel sera votre impact en tant que Technicienne ou Technicien en administration au Centre de services du STI?

Vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative et opérationnelle des services cellulaires institutionnels. Sous la responsabilité de votre supérieure immédiate ou supérieur immédiat du Service des technologies de l’information (Centre de services), vous contribuerez à l’élaboration, l’application et l’amélioration des normes et processus reliés aux forfaits cellulaires, en plus d’assurer un soutien essentiel aux activités de coordination, de suivi et d’optimisation du service.

Au quotidien, vous :

Gérerez des lignes cellulaires (ententes corporatives) :

• Assurerez la gestion complète des lignes cellulaires corporatives.
• La prise en charge des tâches administratives liées aux forfaits cellulaires.
• Traiterez les demandes d’activation, de modification, de suspension ou de résiliation des lignes.
• Tiendrez à jour la base de données des appareils, les cartes SIM ainsi que ceux des utilisateurs.
• Gérerez les commandes des cellulaires et des accessoires.
• Supporterez les employés qui ont des enjeux liés à leur ligne mobile.
• Suivrez les changements de contrats tarifaires ou produirez des requêtes, statistiques et tableaux de bord en soutien au suivi des billets et des opérations.
• Élaborerez les procédures reliées à la gestion des lignes cellulaires.
• Appliquerez le protocole institutionnel relatif aux abonnements cellulaires destinés aux cadres.
• Effectuerez diverses tâches administratives relatives aux forfaits (analyse des besoins, demandes de modification, suivi des consommations, optimisation des coûts).

Validerez et ferez le suivi du budget et de la facturation des lignes cellulaires :

• Vérifierez mensuellement les factures des lignes et répartirez les coûts par centre de responsabilité (STI, UBR, carte de crédit, etc.)
• Suivrez les demandes d’ajustements ou des correctifs auprès du fournisseur de services.
• Participer au suivi budgétaire des projets TI.
  

Soutiendrez administrativement le STI :

• Assurer la gestion de l’agenda du directeur, incluant la planification des rencontres, ainsi que la coordination des diverses logistiques administratives et organisationnelles.
• Soutiendrez la planification et l’organisation d’activités ou d’événements destinés à la clientèle ou aux équipes du STI, incluant les relations avec les fournisseurs internes et externes.
• Concevrez et maintiendrez des modèles, outils et des processus automatisés afin d’améliorer l’efficacité administrative du service.
• Préparerez des capsules vidéo, guides ou documents de formation liés aux outils informatiques.
• Offrirez un soutien téléphonique aux utilisateurs : assistance, dépannage, orientation.
• Préparerez et diffuserez des comptes rendus de réunion.
• Ferez le suivi des feuilles de temps et des absences.
• Recueillerez, analyserez et synthétiserez des données pour soutenir la prise de décision et l’amélioration de l’offre de services ou maintiendrez des tableaux de bord, des documents statistiques, des listes de suivis et d’échéanciers pour les dossiers prioritaires.
• Rédigerez des documents administratifs, des notes de service internes, etc.

Compte tenu de la nature des tâches, la personne pourrait être appelée à utiliser l’anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l’exécution de ses fonctions.

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI?

Scolarité

Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, en techniques administratives ou tout autre domaine pertinent.

Expérience

Minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente, notamment en lien avec :

• Le service à la clientèle ou tout autre secteur pertinent.
• La gestion d’une plateforme de contrats (ex.: TELUS).
• Maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance de logiciels de traitement de données.
• Aisance avec diverses plateformes collaboratives ou de réservation.
• Le service à la clientèle ou tout autre secteur pertinent.
• Vous avez de l’expérience dans un service TI.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :

Habiletés particulières

• Vous priorisez la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive en répondant à leurs besoins.
• On vous a souvent complimenté pour votre capacité à planifier votre travail et votre capacité à faire des suivis requis.
• Gestion des priorités.
• Vous vous démarquez par votre expérience dans le traitement de données budgétaires.
• Vous vous démarquez par votre habileté à concevoir des outils et des processus automatisés afin d’améliorer l’efficacité du travail.
• Vous êtes reconnu par votre capacité à produire des requêtes, statistiques et tableaux de bord.
• Vous êtes reconnu pour votre capacité à gérer plusieurs dossiers de complexité variables.
• Vous avez une approche collaborative favorisant des relations positives avec l’ensemble des parties prenantes.

Autres habiletés

• Intérêt marqué pour les technologies, l’innovation et l’amélioration continue.
• Vous utilisez toute la latitude qui vous est offerte, en prenant des décisions et en faisant preuve de proactivité et d’initiatives, même lorsque le contexte est ambigu.
• Vous êtes en mesure de vous exprimer en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.

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