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École Vision Beauce & La petite école Vision Beauce

Secrétaire-réceptionniste

566 boulevard Lamontagne, Sainte-Marie,QC
  • To be discussed

  • 40.00 h - Full time

  • Contract job

  • Day

  • Position to fill on August 11th, 2025

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Benefits

La charge professionnelle de la Secrétaire réceptionniste inclut la réalisation de tâches d’accueil et de secrétariat et de travaux techniques en vue d’assurer la bonne marche des opérations administratives de l’École.
        • Assurer le service de secrétariat de l’École (incluant les photocopies, la correspondance et la préparation des documents administratifs);
        • Assurer l’organisation matérielle du secrétariat de l’École (incluant l’approvisionnement en fournitures de bureau);
        • Gérer et maintenir à jour les dossiers des élèves et des demandes d’admission;
        • Participer à la gestion des dossiers d’inscription et de réinscription d’élèves;
        • Rédiger (au besoin), préparer et envoyer divers documents et correspondances aux élèves, aux parents et au personnel de l’École;
        • Accueillir, traiter et suivre les demandes de la part des parents actuels et des nouveaux parents;
        • Mettre à jour la base de données centralisée;
        • Conserver aux archives de l’École tout document officiel;
        • Voir au bon ordre de l’entrée, du secrétariat et de l’espace de rangement dédié au matériel de l’École (incluant le bon fonctionnement des appareils qui s’y retrouvent);
        • Réaliser toutes les fonctions accessoires qui découlent de sa tâche de Secrétaire réceptionniste et/ou qui peuvent lui être attribuées par l’École, notamment :
        • participation à des réunions avec la direction
        • remplacement à l’interne
        • surveillance aux périodes de récréation, au diner ou à la fin des classes
        • participation à des rencontres ou à des activités de l’École
        • Participer et collaborer activement à la réalisation des travaux et au bon esprit d’équipe de l’équipe-école.

    Work environment

    Work environmentsÉcole Vision Beauce & La petite école Vision Beauce0
    Work environmentsÉcole Vision Beauce & La petite école Vision Beauce1
    Work environmentsÉcole Vision Beauce & La petite école Vision Beauce2
    Work environmentsÉcole Vision Beauce & La petite école Vision Beauce3

    Requested skills

    • Compétences administratives et organisationnelles

      • Accueil et orientation des parents, visiteurs et fournisseurs

      • Gestion des appels téléphoniques et des courriels

      • Planification et tenue de l’agenda de la direction selon les besoins

      • Rédaction, mise en page et correction de documents (notes aux parents, lettres officielles, communiqués)

      • Classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs et étudiants

      • Suivi des inscriptions et des documents requis (bulletins, dossiers médicaux, autorisations, etc.)

      • Gestion de certaines commandes et fournitures scolaires/bureautiques

      • Appui logistique pour les événements scolaires

      Compétences relationnelles et communication

      • Service à la clientèle : courtoisie, tact et patience dans les échanges

      • Capacité à créer un climat accueillant pour les parents, enfants et visiteurs

      • Communication claire et efficace, tant à l’oral qu’à l’écrit

      • Discrétion et respect de la confidentialité des informations

      • Collaboration avec les enseignants, la direction et les autres membres du personnel

      Compétences techniques et informatiques

      • Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ou Google Workspace

      • Utilisation de logiciels de gestion scolaire 

      • Habileté avec les outils numériques : photocopieur, messagerie, plateformes éducatives

      • Capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux outils informatiques

      Compétences linguistiques

      • Bonne maîtrise du français parlé et écrit

      • Capacité de communiquer en anglais (idéalement)

      • Capacité de traduire ou d’expliquer des informations de base en anglais 

      Compétences personnelles et professionnelles

      • Sens des priorités et capacité de travailler sous pression

      • Autonomie et polyvalence

      • Sens de l’organisation et rigueur

      • Proactivité dans la résolution de problèmes

      • Esprit d’équipe et attitude positive

      Particularité du milieu préscolaire et primaire trilingue

      • Compréhension des besoins spécifiques des jeunes enfants et de leurs parents

      • Capacité à gérer des situations délicates (retards, oublis, petits accidents) avec empathie

      • Sensibilité culturelle et ouverture d’esprit (milieu multiculturel)

    Equal Opportunity Employer

    This employer is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. We are pleased to consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, protected veterans status, Aboriginal/Native American status or any other legally-protected factors. Disability-related accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

    Requirements

    Level of education

    College

    Diploma

    DEC

    Completed

    Work experience (years)

    3-5 years

    Written languages

    Fr : Advanced

    En : Intermediate

    Spoken languages

    Fr : Advanced

    En : Intermediate

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