Adjoint(e) administratif(ve) polyvalent (e)

Nous recherchons un(e) Adjoint(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe dynamique et soutenir nos activités dans divers domaines administratifs. Ce poste clé implique des responsabilités variées, allant des tâches administratives générales à l'assistance à la gestion de projets et à l’estimation des coûts, en passant par la gestion des dossiers CNESST.

En tant qu'Adjoint Administratif Polyvalent, vous serez au cœur de notre organisation et collaborerez avec différents départements pour assurer le bon déroulement de nos opérations quotidiennes.

• Gérer les correspondances internes et externes (courriers, emails, appels téléphoniques).

• Assurer la gestion des agendas et organiser les réunions pour les membres de l’équipe.

• Gérer les fournitures de bureau, effectuer les commandes et suivre les inventaires.

• Rédiger, corriger et mettre en forme des documents administratifs divers (courriers, rapports, contrats, etc.).

• Organiser des déplacements pour les employés (réservation de billets, hôtels, transport, etc.).

• Accueillir les visiteurs et assurer l'accueil téléphonique.

• Effectuer le classement et l'archivage des dossiers administratifs (papier et numérique).

• Assister les chefs de projet dans la planification, l'organisation et l'exécution des projets.

• Organiser des réunions de projet, préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus.

• Suivre l'avancement des projets et collaborer avec les équipes pour assurer la gestion des ressources et des priorités.

• Rassembler et analyser les informations nécessaires pour la prise de décisions liées au projet.

• Mettre à jour les outils de gestion de projet (tableaux de bord, calendrier de projet, etc.).

• Gérer la logistique des projets (réservations, déplacements, commandes de matériel, etc.).

• Recueillir des devis et comparer les prix des fournisseurs pour garantir les meilleures options pour l'entreprise.

• Préparer et soumettre les déclarations d’accidents de travail ou de maladies professionnelles à la CNESST.

• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers de réclamations auprès de la CNESST.

• Collecter et organiser les documents nécessaires (rapports médicaux, preuves, etc.) pour les dossiers CNESST.

• Communiquer avec la CNESST pour le suivi des dossiers et la résolution des problématiques.

• Suivre et respecter les délais pour l'envoi des documents requis par la CNESST.

• Maintenir un fichier de suivi des réclamations CNESST, y compris les accidents, indemnités et retours au travail.

• Formation : Diplôme en administration, secrétariat ou dans un domaine connexe.

• Expérience : Minimum 2 à 3 ans d’expérience dans un poste administratif, idéalement dans un environnement similaire (gestion de la CNESST, gestion de projet, estimation des coûts).

• Compétences requises :

  • Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Google Workspace) et des logiciels de gestion de projet (Trello, Asana, etc.).

  • Capacité à gérer plusieurs priorités en même temps et à travailler sous pression.

  • Excellente communication orale et écrite.

  • Sens du détail, rigueur et discrétion.

  • Autonomie et esprit d'initiative.

• Un environnement de travail stimulant et convivial.

• Des opportunités d'évolution professionnelle.

• Salaire compétitif

• Une entreprise qui valorise le bien-être de ses employés et leur développement professionnel.