Chef d'unité de vie

SOMMAIRE DU RÔLE ET DES RESPONSABILITÉS

Sous l’autorité de la directrice des soins aux résidentes, la personne titulaire de ce poste assume les fonctions d’encadrement requises pour l’organisation, la mise en œuvre et le développement de l’offre de soins et services. Elle a la responsabilité d'intégrer les priorités et les plans d'action établis par les instances supérieures et la direction. Elle s’assure de l’atteinte des objectifs définis par l’organisation.

Elle planifie, organise, coordonne, contrôle et évalue l’application des programmes cliniques et les activités relatives à l’administration de(s) l’unité(s) de vie sous sa responsabilité pour les 24 heures dans le but d’assurer l’accessibilité aux résidentes à des soins et services de qualité, sécuritaires, individualisés et continus. Elle s’assure du respect des normes et pratiques professionnelles en vigueur. Elle supervise, supporte et conseille le personnel sous sa responsabilité. Elle participe à la réalisation et au contrôle des processus et des suivis d’indicateur de qualité en regard des soins offerts aux résidentes. Elle s’assure de la cohésion des activités et met en place des conditions favorisant l’utilisation des meilleures pratiques cliniques et administratives pour l’ensemble de son ou ses unité(s). Elle assume l’optimisation et la performance des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles sous sa responsabilité.

Dans l’ensemble de l’exercice de ses fonctions, la personne titulaire de ce poste respecte, diffuse et s’assure du respect de la mission, de la vision, des valeurs fondamentales, du cadre éthique ainsi que de l’approche milieu de vie de la Maison généralice. Elle s’assure également de l’application des directives, des règlements, des politiques et des procédures de l’organisation.

De plus, elle effectue toute autre tâche demandée et assume l’imputabilité des mandats qui lui sont confiés.

Gestion administrative :

• Participe activement à l’élaboration des objectifs annuels de sa direction et s’assure de leurs mises en œuvre;
• Coordonne le travail des équipes sous sa responsabilité de façon à s’assurer que les soins et les services offerts répondent aux besoins des résidentes;
• S’assure de la cohésion de l’ensemble des activités réalisées dans l’unité/les unités de vie sous sa responsabilité;
• Identifie les problèmes survenant dans le fonctionnement de son ou ses unité(s) de vie en regard de l’organisation du travail et y apporte des solutions;
• Informe, régulièrement la directrice des soins, du déroulement des différentes activités sous sa responsabilité;
• Rencontre régulièrement le personnel des trois quarts de travail et lui fournit le support clinique et administratif requis;
• Coordonne la gestion des lits, les admissions et les départs avec les personnes concernées;
• Assure, en collaboration avec le service des ressources humaines, la couverture de son ou ses unité(s) de vie et voit à la stabilité des équipes;
• S’assure de l’utilisation optimale du personnel sous sa responsabilité en considérant la charge de travail et le niveau de soins requis par résidente, ainsi que les rôles et responsabilités dévolus à chaque titre d’emploi;
• Répartit les ressources disponibles en vue d’assurer la conformité, la continuité et l’accessibilité des soins infirmiers pour les résidentes;
• Vérifie les fiches de présence et autorise le temps supplémentaire dans les limites autorisées, les vacances, les congés, les réclamations de frais de déplacement et de séjour des membres de l’équipe et les soumet pour approbation;
• Responsabilise l’infirmière ASI dans l’animation des rencontres cliniques respectives à leur champ de pratique;
• Assiste et participe aux différentes réunions de sa direction et assure les suivis lorsque cela s’applique;
• Organise et anime les réunions du personnel des soins infirmiers et s’assure du suivi des décisions si requis.

• Contribue à promouvoir une culture de sécurité et d’amélioration continue de la qualité des soins et services;
• S’assure que le personnel offre un niveau de qualité optimale de soins aux résidentes dans le respect et l’application des meilleures pratiques;
• S’assure du respect des politiques et des procédures administratives de l’organisation régissant les prestations sécuritaires de soins et services aux résidentes ainsi que les normes professionnelles;
• S’assure que les activités du personnel soignant sont conformes aux normes, règles, politiques, protocoles et procédures;
• S’assure de la mise en application des moyens de contrôle des médicaments, des drogues et des narcotiques selon les procédures en vigueur;
• S’assure de l’application des programmes, cadres de référence et règles de soins infirmiers;
• S’assure du respect de l’application des ordonnances collectives;
• Participe à l’élaboration et à la mise à jour des programmes d’hébergement et de soins palliatifs;
• Participe à l’élaboration des protocoles et procédures visant à préserver la qualité des soins et des services;
• Participe au développement ou à la mise à jour des outils cliniques et à l’évaluation de la qualité des soins;
• Participe aux différents audits sur l’application des programmes cliniques sur son ou ses unité(s) et met en application les plans d’action qui en découlent;
• Accompagne les infirmières sous sa responsabilité dans une démarche de résolution de problèmes lors de situation de soins complexes;
• Se concerte au besoin avec d’autres unités pour la résolution de problèmes communs;
• Assure une présence régulière et soutenue auprès du personnel et des résidentes sur les unités de vie;
• Entretient des relations de qualité avec les résidentes, leur fournit les informations nécessaires pour faciliter leur compréhension ainsi que leur collaboration et les assiste au besoin;
• Intervient promptement dans toute situation de négligence, d’abus ou de violence et en fait état à la directrice des soins;
• Participe à l’analyse des plaintes formulées par la résidente ou sa représentante, soumet ses recommandations aux personnes concernées et en assure le suivi dans le cadre d’un processus d’amélioration de la qualité;
• S’assure d’une réponse rapide et adéquate à toute situation de crise ou d’urgence;
• Apporte le support requis aux intervenants confrontés à des situations urgentes ou complexes;
• S’assure que toutes les résidentes ont accès aux soins et traitements requis pour répondre à leurs besoins en matière de santé;
• S’assure que l’enseignement et tous les renseignements pertinents soient transmis à la résidente et/ou à sa répondante dans une perspective d’assurer une prestation de soins de qualité et sécuritaire;
• S’assure de l’application des normes et des bonnes pratiques en prévention et contrôle des infections (PCI);
• S’assure du respect des règles d’hygiène et de sécurité en regard des résidentes;
• S’assure que tous les membres du personnel connaissent le plan des mesures d’urgence et sont informés des procédures et du matériel disponible selon la situation;
• S’approprie et respecte le cadre de référence des rencontres interdisciplinaires;
• Adhère aux orientations, aux principes cliniques et éthiques ainsi qu’aux modalités d’application du cadre de référence des rencontres interdisciplinaires et participe, lorsque requis, à l’actualisation de celui-ci;
• S’assure que chaque résidente possède un plan d’intervention interdisciplinaire (PII) élaboré suite à son admission et révisé au moins une fois par année;
• Favorise l’implication de la résidente et/ou sa répondante dans l’élaboration de son plan d’intervention interdisciplinaire et dans toutes autres décisions reliées à ses soins et services;
• S’assure de l’élaboration et de l’ajustement des plans thérapeutiques infirmiers (PTI);
• S’assure de la communication des informations pertinentes à la continuité des soins et des services par le biais du rapport interservices et des PTI;
• Précise dans les plans de travail, les responsabilités, les attributions et les tâches des différentes catégories de personnel sous sa responsabilité, dans une approche d’optimisation des ressources;
• Contrôle la tenue du dossier des résidentes (utilisation des formulaires, justesse des notes, inscriptions des médicaments et des traitements, etc.) selon les lois, les normes et les politiques en vigueur;
• S’assure de la transmission aux médecins des données cliniques concernant l’évolution de l’état de santé des résidentes;
• S’assure que la gestion des accidents/incidents est connue et appliquée par le personnel et qu’un formulaire (AH-223) est rempli correctement lors de tout événement, qu’une enquête est conduite, que les mesures de correction et/ou de prévention ont été identifiées et mises en application, qu’une divulgation est faite et que le suivi a été effectué auprès de la directrice des soins;
• Collabore aux visites d’appréciation de la qualité (ex. OIIQ, OIIAQ);
• Collabore à l’élaboration et l’application des mécanismes destinés à promouvoir la compétence du personnel infirmier par l’orientation, la formation et l’évaluation;
• Identifie les besoins de formation et de perfectionnement du personnel soignant sous sa responsabilité;
• Assure son propre développement et recherche des occasions d’apprentissage;
• Participe à la planification de la formation et recommande les priorités;
• Réalise l’évaluation du rendement des membres de son équipe et transmet à son supérieur immédiat les recommandations appropriées;
• Réfère à la direction des soins pour toute question concernant l’évaluation des actes professionnels en soins infirmiers;
• Favorise et participe à l’organisation de stages en soins infirmiers à l’intérieur des unités de vie.

• Coordonne et planifie, en collaboration avec les différents intervenants concernés, les activités de gestion des ressources humaines de son ou ses unité(s) de vie;
• Supervise le personnel de son ou ses unité(s), adapte son mode d’encadrement en fonction des besoins individuels et favorise le développement de chacun;
• Entreprend les démarches nécessaires auprès des employés présentant des difficultés de fonctionnement dans une perspective de support, de formation et de développement des compétences, documente et assure le suivi des dossiers disciplinaires en collaboration avec le Service des ressources humaines;
• Assure la gestion de la présence au travail et contrôle le niveau d’absentéisme relié notamment aux accidents du travail, à l’assurance-salaire, à l’assiduité et à la ponctualité du personnel et en assure le suivi en fonction des politiques en vigueur;
• Participe, lorsque requis, au recrutement de la main-d’œuvre nécessaire à la réalisation des activités sous sa responsabilité de manière à assurer la disponibilité de ressources humaines qualifiées, et ce, en quantité suffisante, afin de répondre aux besoins de son ou ses unité(s) de vie;
• Assure l’accueil et l’intégration des nouveaux employés;
• Apporte le soutien nécessaire aux infirmières assistantes du supérieur immédiat (ASI) et, de façon ponctuelle, aux membres du personnel;
• Contribue à la mobilisation et à la valorisation du personnel, notamment par la mise en place de mécanismes de reconnaissance, de participation, de communication et de partage d’information;
• S’assure au sein de son équipe du maintien d’un bon climat de travail ainsi que l’harmonie dans les relations interpersonnelles et stimule un climat de confiance à l’intérieur de son ou ses unité(s) pour favoriser le travail d’équipe.

• Assure des communications continues et empreintes de respect;
• S’assure du respect de la confidentialité des données concernant les résidentes;
• Avise la directrice des soins de tout changement relié à la programmation, à la réalisation et à l’évaluation des activités de son ou ses unité(s) de vie;
• Rédige, complète et transmet à la directrice des soins les rapports et registres relevant de ses fonctions;
• Met en place les mécanismes de communication, afin de s’assurer de la transmission de l’information organisationnelle juste, ciblée et au moment requis;
• S’assure des bons liens de communication avec son supérieur immédiat, le personnel soignant, les services de soutien (cuisine, entretien ménager) et les membres de l’équipe interdisciplinaire.

• Collabore à l’identification et à l’analyse des besoins en actifs informationnels;
• Assure l’acquisition des actifs informationnels nécessaires au déroulement des activités de son ou ses unité(s) de vie;
• Utilise adéquatement les actifs informationnels alloués à son ou ses unité(s) de vie.

• Identifie les besoins de son ou ses unité(s) de vie notamment en équipement, mobilier et fournitures et s’assure de l’acquisition, de l’utilisation, de l’entretien et du remplacement appropriés de ceux-ci en fonction du budget alloué et des normes de sécurité établies;
• Collabore, avec les services concernés, à la tenue d’un inventaire complet du matériel et des équipements du service, Participe avec les services concernés à l’évaluation des nouveaux équipements et s’assure de l’entretien préventif de ces équipements, à l’historique d’entretien et de réparation et à la détermination de la date de leur remplacement;
• Voit à l’approvisionnement en fournitures selon les quotas établis, en contrôle l’utilisation et apporte les correctifs au besoin.

• Participe, avec la directrice des soins, aux prévisions annuelles des dépenses, à la planification des budgets liés aux besoins en équipements et en fournitures;
• Administre son ou ses unité(s) de vie dans le respect du budget annuel alloué par une gestion rigoureuse et un contrôle périodique des heures travaillées ainsi que des dépenses et apporte les mesures correctives s’il y a lieu;
• Participe à l’analyse des écarts de performance sur une base périodique, propose des mesures correctives et en assure l’implantation.