Adjoint(e) administratif(ive) médical(e)

À propos d’Atelier 1618

Atelier 1618 est une clinique médico-esthétique située à Québec, dans le quartier Montcalm. Fondée par Dr Gabriel Beauchemin, chirurgien plastique, la clinique offrira dès son ouverture au printemps 2024 des soins médico-esthétiques et chirurgicaux de haute précision dans un environnement d’exception en misant sur un accompagnement personnalisé. Si vous êtes passionné.e par l'esthétique médicale et que vous souhaitez partager vos connaissances et talents avec la clientèle, nous vous invitons vivement à postuler sur ce poste.

Vous occupez naturellement un rôle de pilier au sein d’un groupe, et vous vous démarquez par vos compétences administratives et votre service client?

Atelier 1618 est à la recherche d’un.e adjoint.e administratif.ive médical.e responsable d’assurer un soutien à l’ensemble de l’équipe en effectuant diverses tâches d’administration, de secrétariat et de suivis auprès des patients, dans le cadre des activités médicales de la clinique.

Un aperçu de vos responsabilités

Service-client :

• Accueillir les patients avec courtoisie et aider à l’ouverture de dossier;
• Interroger et accompagner les patients afin de remplir les formulaires, les documents et les historiques de cas;
• Remplir certains formulaires d’indemnisation d’assurances;
• Établir et tenir des dossiers et des documents médicaux confidentiels;
• Fixer et confirmer les rendez-vous, recevoir et transmettre les messages destinés au personnel et aux patients.
• Finaliser les soumissions pour les patients, présenter les différents modes de paiement et financement et effectuer la facturation

Administration :

• Préparer des ordres du jour provisoires pour des réunions, et tenir, transcrire et distribuer le procès-verbal;
• Préparer des relevés financiers, effectuer des paiements et de la facturation;
• Établir et maintenir diverses procédures de soutien administratif, telles que la gestion et le classement de documents

Opérations :

• Optimiser les horaires en fonction d’un ensemble de paramètres pour faciliter la prise de rendez-vous
• Commander des fournitures et du matériel et tenir l'inventaire;
• Contribuer à la définition des modes de fonctionnement de la clinique et les mettre en application;
• Superviser et former, s'il y a lieu, d'autres employé.e.s en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'exploitation de logiciels courants.

Conditions offertes

• Poste à temps plein, de jour (37,5 heures par semaine);
• Rémunération concurrentielle en fonction de l’expérience;
• Rémunération liée au rendement et à la contribution sur la base du processus annuel d’évaluation de la performance;
• Stationnement mensuel payé;
• Congés maladies et personnels;
• Semaines de vacances concurrentielles (4 semaines)
• Autres avantages évolutifs : formations payées, rabais sur des traitements, etc.

Nous souhaitons retrouver chez vous

• DEP en secrétariat ou administration (un atout);
• Habileté avec la suite Office (Word, Excel, Powerpoint), courriers électroniques;
• Grand sens de l’organisation et de gestion du temps (individuel et pour l’équipe);
• Compétences techniques en saisie de données, gestion de calendriers et rédaction de rapports;
• Excellent français parlé et écrit;
• Connaissance de l’anglais (un atout);
• Sociabilité, professionnalisme et courtoisie;
• Facilité à travailler en équipe;
• Expérience en clinique médicale ou au service à la clientèle (un atout);
• Expérience en administration ou bureautique: 1 an (un atout);
• Connaissance d'un dossier médical électronique (un atout).

Pour en savoir plus : https://www.drbeauchemin.ca/