Bilingual Project Coordinator

About Compugen

Compugen is Canada's largest privately-owned Technology Ally. To innovate industries, transform businesses, connect communities, and drive meaningful change, we must think bigger, reach broader, and act bolder. Through knowledge, curiosity, and collaboration, Compugen helps organizations delivering experience by design. This is what it means to be human-centered and technology-enabled.

Dreaming, designing, and delivering isn't just a mantra for us - it's a way of life. We believe that technology is the conduit, but our people - they are the connection that truly makes the magic happen!

Our Culture

We are a human-centered culture where we prioritize your well-being and are invested in helping you reach your fullest potential. We're not only focused on achieving our goals - we're dedicated to helping you achieve yours.

If you're relentlessly curious, driven to make a difference, and collaborative at the core, then you belong with us.

• Develop and manage the deployment project schedule.
• Schedule, monitor and follow up with field technicians to meet call resolution deadlines.
• Manage project work per Compugen PMO Methodology which includes setting up Governance models, holding project kick off meetings, monitoring and controlling project activities.
• Analyze & confirm information in documents such as timesheets submitted by technicians for billing purposes.
• Execute a variety of project management administrative tasks such as billing reports and financial management.
• Work with the Materials Management and Inside Sales teams to confirm hardware is available per project schedule.
• Monitor project progress and create project status reports for project managers and stakeholders.
• Schedule stakeholder meetings and facilitate communication between the project manager and stakeholders throughout the project life cycle.
• Manage project management documents such as the project plan, RAID log, budget, schedule, or scope statement, as directed by the project manager.
• Assess project risk management and provide solutions where applicable.
• Ensure projects adhere to frameworks and all documentation is maintained appropriately for each project.
• Work with the PM or Account team (DM, ISS, AE) to manage project work activities per the signed statement of work and execute project change requests, as required.

• Post-secondary certificate or diploma in an Administration program, Project Management, or equivalent work experience.
• Minimum 3 years of experience in an administrative and/or coordination position.
• Exceptional written & verbal communication skills required.
• Strong knowledge and skill set in MS Office suite.
• Have excellent collaboration skills while also being able to work independently with minimal direction.
• Exceptional time management and prioritization skills.
• Demonstrate a good tolerance for ambiguity and managing stressful situations.
• Ability to adapt in a rapidly changing environment.

At Compugen, we're committed to diversity, equity and inclusion, actively recruiting from all groups. We provide accommodation upon request to all applicants during the recruitment process. At Compugen, we believe that everyone deserves a seat at the table. If you require an accommodation, our People & Culture representative will work with you to meet your needs.

Compugen est le plus grand allié technologique privé au Canada. Pour innover dans les secteurs, transformer les entreprises, connecter les communautés et générer un changement significatif, nous devons penser plus grand, aller plus loin et agir avec audace. Grâce au savoir, à la curiosité et à la collaboration, Compugen aide les organisations à offrir des expériences par le design. C’est cela, être axé sur l’humain et activé par la technologie.

Rêver, concevoir et livrer n’est pas seulement notre devise - c’est un véritable mode de vie. Pour nous, la technologie est un vecteur, mais ce sont nos employés qui créent la véritable magie.

Nous sommes une entreprise centrée sur l’humain, où votre bien-être est une priorité, et où nous investissons dans votre plein potentiel. Nous ne cherchons pas seulement à atteindre nos objectifs - nous voulons aussi vous aider à atteindre les vôtres.

Si vous êtes naturellement curieux(se), motivé(e) à faire une différence et profondément collaboratif(ve), alors vous avez votre place chez nous.

En tant que coordonnateur(trice) de projet bilingue, vous serez responsable de la coordination et de l’administration des projets qui vous seront confiés. Vous collaborerez avec les chefs de projets (PM) pour élaborer la documentation, établir les horaires, faire le suivi auprès des fournisseurs, gérer les aspects financiers, superviser le matériel et les activités de configuration, etc. Vous veillerez à organiser les projets afin qu’ils soient complétés dans les délais et le budget prévus.

Ce poste relève du Bureau de gestion de projets (PMO) et se rapporte au gestionnaire du PMO.

• Élaborer et gérer le calendrier de déploiement des projets.

• Planifier, surveiller et faire le suivi avec les techniciens sur le terrain pour respecter les délais de résolution des appels.

• Gérer les projets selon la méthodologie PMO de Compugen, incluant la mise en place de modèles de gouvernance, la tenue de réunions de lancement, la surveillance et le contrôle des activités.

• Analyser et vérifier les informations dans des documents tels que les feuilles de temps soumises par les techniciens à des fins de facturation.

• Effectuer diverses tâches administratives liées à la gestion de projet, telles que la production de rapports de facturation et la gestion financière.

• Collaborer avec les équipes de gestion du matériel et des ventes internes pour confirmer la disponibilité du matériel selon l’horaire du projet.

• Suivre l’avancement des projets et produire des rapports d’état à l’intention des chefs de projets et des parties prenantes.

• Planifier les réunions avec les parties prenantes et faciliter la communication entre le chef de projet et les intervenants tout au long du cycle de vie du projet.

• Gérer les documents de projet comme le plan de projet, le registre RAID, le budget, l’horaire ou l’énoncé de portée, selon les directives du chef de projet.

• Évaluer les risques du projet et proposer des solutions si nécessaire.

• S’assurer que les projets respectent les cadres établis et que toute la documentation est correctement tenue à jour.

• Collaborer avec le chef de projet ou l’équipe de compte (directeur de mission, ventes internes, chargé de compte) pour gérer les activités du projet selon l’énoncé de travail signé et exécuter les demandes de changement au besoin.

• Diplôme ou certificat postsecondaire en administration, gestion de projets ou expérience professionnelle équivalente.

• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste administratif ou de coordination.

• Excellentes compétences en communication écrite et orale.

• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.

• Solides compétences en collaboration, tout en étant capable de travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.

• Excellentes aptitudes en gestion du temps et en établissement des priorités.

• Bonne tolérance à l’ambiguïté et capacité à gérer des situations stressantes.

• Capacité à s’adapter dans un environnement en constante évolution.

Chez Compugen, nous sommes engagés envers la diversité, l’équité et l’inclusion, et nous recrutons activement auprès de tous les groupes. Nous offrons des mesures d’adaptation sur demande à tous les candidats durant le processus de recrutement. Chez Compugen, nous croyons que tout le monde mérite une place à la table. Si vous avez besoin d’un accommodement, notre représentant des Ressources humaines collaborera avec vous pour répondre à vos besoins.