Mandat à durée variable selon les besoins du service.
Vos défis au quotidienDans un contexte de surcroît de travail, vous offrirez un soutien administratif et opérationnel au Service des ressources humaines, principalement dans la mise en oeuvre des activités de dotation.
1. Recrutement et intégration du personnel
- Participe au processus de recrutement :
- Trie les candidatures en s’assurant de la conformité des qualifications requises et de l’authenticité des documents soumis.
- Réalise des entrevues téléphoniques de présélection.
- Peut être appelée à participer à la 2e entrevue, à la demande de la coordonnatrice.
- Organise les évaluations ou tests, au besoin.Vérifie les antécédents judiciaires et les références professionnelles.
- Rédige les contrats de travail.
- Crée et met à jour les dossiers du personnel dans les systèmes internes (COBA, Z).
- Crée les billets TI pour les demandes d’accès des nouvelles personnes embauchées.Prépare le plan d’accueil et d’intégration en collaboration avec la coordonnatrice.
- Réalise la présentation du PowerPoint d’accueil aux nouvelles personnes embauchées et émet les cartes d’accès.
- Rédige l’avis de nomination de la nouvelle personne embauchée.
2. Gestion administrative des ressources humaines
- Rédige diverses communications administratives liées à la gestion du personnel, et fait le suivi selon l’échéancier établi, incluant notamment :
- Les attestations d’emploi
- Les lettres relatives à l’acquisition de la permanence, au non-réengagement et aux mises à pied temporaires.
- Tient à jour les dossiers numériques du personnel (Z et COBA), incluant les permis de travail et les autorisations d’enseignement.
- Assure la saisie des incidents de santé et sécurité auprès de la CNESST.
3. Gestion des départs du personnel
- Prépare les attestations de démission et autres documents administratifs nécessaires lors des départs du personnel.
- Ferme le dossier employé dans COBA et Z conformément aux délais de traitement liés à la paie.
- Crée les billets TI requis lors des départs pour assurer la désactivation des accès et la récupération du matériel.
4. Tâches connexes :
- Accomplit toute autre tâche connexe liée à ses fonctions, à la demande de son supérieur immédiat.
Qualifications requises
- Diplôme d’études collégiales en technique administrative ou toute autre formation pertinente.
- Expérience pertinente dans un poste similaire (un atout).
Habiletés requises
- Maîtrise de la suite Office
- Connaissance d’un système de paie (COBA souhaitable)
- Connaissance d’un système intégré de GRH, un atout
- Organisation et rigueur
- Aptitude à gérer de l’information confidentielle avec discrétion
- Bonne communication interpersonnelle
