Agent(e) de bureau

Agent(e) de bureau – Classe 1

Direction des Services administratifs (Services financiers)

Sous la responsabilité de la directrice des Services administratifs, le titulaire de ce poste effectue le suivi comptable des factures à payer, et ce, du bon de commande jusqu'au paiement de ces dernières. De plus, cette personne enregistre les caisses recettes du Collège et effectue le remplacement à l’accueil de l’agent de bureau responsable des comptes à recevoir lorsque nécessaire.

• Répond et informe les enseignants et le personnel non enseignant sur les procédures à suivre en ce qui a trait aux comptes à payer ;
• Reçoit, vérifie, corrige et saisit à l’informatique les bons de commande en lien avec les factures reçues ;
• Enregistre les factures dans le système informatique, imprime le rapport des fournisseurs à payer, émet les chèques et les paiements des factures ;
• Assure un suivi des états de comptes des fournisseurs et répond à leurs questions, au besoin ;
• Voit à ce que les comptes de dépenses des employés soient conformes aux normes établies ;
• Responsable de concilier et traiter les recettes de certains services du Collège ;
• Responsable des rapports comptables en lien avec les comptes à payer ;
• Fait la conciliation bancaire des comptes à payer ;
• Prépare, en fin de mois, les écritures de régularisation ;
• Balance les comptes du grand livre en ce qui a trait aux comptes à payer ;
• Selon les besoins du service, remplace à l’accueil l’agente de bureau des comptes à recevoir ;
• Au besoin, accomplit toutes autres tâches connexes.