Description
Description sommaire: Service: Formation aux adultes, aux entreprises et aux organisations
Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet
Supérieure immédiate : Karine Blondin
Titulaire : Christine Isabelle
Période : Dès que possible, jusqu’au 30 juin 2025*;
Salaire : De 23,12 $ à 28,31$ de l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi de 10h00 à 18h00;
Lieu de travail : 2030 boulevard Pie-IX. À compter de l'automne au 3800 rue Sherbrooke Est.
*jusqu’au retour de la titulaire ou jusqu’à ce que nous mettions fin à ce remplacement.
Fonctions: Le rôle principale et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné.
Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.
Description détaillée: Soutenir la directrice et les directrices adjointes dans leurs mandats respectifs :
Principales tâches et activités :
Qualifications requises: Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Expérience
Posséder six (6) années d’expérience pertinente.
Exigences
Spécifications: Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.
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Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet
Supérieure immédiate : Karine Blondin
Titulaire : Christine Isabelle
Période : Dès que possible, jusqu’au 30 juin 2025*;
Salaire : De 23,12 $ à 28,31$ de l’heure;
Horaire : Du lundi au vendredi de 10h00 à 18h00;
Lieu de travail : 2030 boulevard Pie-IX. À compter de l'automne au 3800 rue Sherbrooke Est.
*jusqu’au retour de la titulaire ou jusqu’à ce que nous mettions fin à ce remplacement.
Fonctions: Le rôle principale et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné.
Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.
Description détaillée: Soutenir la directrice et les directrices adjointes dans leurs mandats respectifs :
- Collaborer au suivi du plan de travail de travail et des décisions de la direction;
- En collaboration avec les directrices adjointes et les différents professionnels, assurer la coordination des travaux des agents de soutien à l’accueil;
- Coordonner la présence au comptoir de réception afin de maintenir une présence aux moments requis. Au besoin, la personne titulaire est appelée à remplacer l’agent(e) de soutien administratif absente du travail;
- Produire plusieurs tableaux nécessaires à la bonne marche des opérations, par exemple, le calendrier annuel des opérations, le tableau de bord des activités, le calendrier des vacances et exécuter les suivis requis par la directrice;
- Assurer la coordination de la gestion documentaire et de l’archivage dans le respect des prescriptions institutionnelles;
- Collaborer à l’élaboration de procédures ou de formulaires. Les mettre en application et s’assurer de les faire appliquer;
- Assurer les communications et les échanges d’informations nécessaires avec les responsables des différentes unités du Collège, du ministère, de divers organismes partenaires ou d’entreprises privées.
- Collaborer à l’administration du budget de la Direction, en
- Produisant des bons de commande ou des factures;
- Produisant les requêtes et les demandes de paiement;
- Vérifiant les dépenses;
- Effectuant différents suivis;
- Produisant des rapports sur les soldes budgétaires; des dépenses, des comptes budgétaires;
- Préparant au besoin les comptes de dépense et effectuant les suivis.
Principales tâches et activités :
- Collaborer à l’administration liée aux espaces de la formation continue et aux opérations administratives en communiquant les informations requises aux personnes visées et effectuer les suivis, soit :
- Production de documents;
- Production de requête;
- Production d’avis pour informer la communauté locale;
- Constater si les actions requises ont été effectuées et aviser la direction concernée;
- Effectuer les suivis liés à la papeterie;
- Coordonner les différents éléments liés à la gestion des clés pour le personnel, le stationnement, etc.
- Coordonner les divers éléments liés aux ententes avec différents partenaires, notamment Services Québec (suivi des ententes, achat du matériel, suivi des facturations);
- Coordonner la gestion de prêts d’ordinateurs portables pour les étudiants;
- Effectuer les saisies et le suivi des déclarations des absences et des vacances dans le système informatique;
- Transmettre les demandes de personnel aux ressources humaines et faire les requêtes liées aux entrées en fonction (accès informatique, clé, ordinateur, autres).
- Gérer l’agenda des membres de la direction du service, soit :
- Effectuer l’entrée des données relatives aux rencontres;
- Effectuer un tri afin d’établir une certaine priorisation des rencontres eu égards aux orientations transmises par les membres de la direction;
- Avoir un certain regard proactif et préventif dans l’organisation des agendas afin de respecter les temps de déplacements, les priorités institutionnelles.
- Organiser la tenue de réunions, soit :
- Convoquer les participants;
- Distribuer la documentation pertinente;
- Lorsque requis, prendre les notes et réaliser le procès-verbal;
- Produire la documentation requise pour la tenue de la rencontre;
- Effectuer les suivis requis par la directrice.
- Produire ou réviser les documents et la correspondance pour les dossiers et les mandats des membres de la direction;
- Assurer la communication et l’échange d’informations entre la directrice et les directions adjointes, les conseillers pédagogiques et les autres personnes concernées par les travaux de la direction. Rédiger la correspondance et les communiqués nécessaires;
- Accueillir les personnes (tant à l’interne qu’à l’externe) ou recevoir leurs communications adressées aux membres de la direction (écrit, électronique ou téléphonique) afin de répondre à leurs besoins, leurs requêtes et lorsque possible, les traiter dans la limite de ses responsabilités.
Qualifications requises: Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Expérience
Posséder six (6) années d’expérience pertinente.
Exigences
- Maîtriser la langue française parlée et écrite. La personne doit réussir le test;
- Connaître les logiciels Office 365. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques;
- Capacité à coordonner les travaux d’une équipe de travail, à assumer des tâches complexes nécessitant une certaine expertise, ainsi que démontrer une excellente autonomie. La personne doit réussir le test.
Spécifications: Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.
