Description
Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet
Supérieure immédiate : Martine Gervais
Titulaire : Fatma Zohra Mesbahi
Période : Dès que possible, jusqu’au 30 juin 2025 *;
Salaire : 22,36$ à 25,00$ de l’heure;
Horaire : Du lundi à vendredi de 8h30 à 16h30;
Lieu de travail : 2030 boulevard Pie-IX. À compter de l'automne au 3800 rue Sherbrooke Est.
*jusqu’au retour de la titulaire ou jusqu’à ce que nous mettions fin à ce remplacement.
Fonctions: Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
Principales tâches et activités :
Offrir un soutien administratif général pour divers dossiers de son service :
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Effectuer le suivi en lien avec la réception des demandes d’admission, entre autres :
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Valider l’information et la documentation requise;
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Créer le dossier dans le système Clara au besoin;
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Aider les personnes à remplir une demande d'admission au besoin;
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Effectuer les tâches relatives à la passation de tests :
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Programmer et expédier les invitations aux tests;
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Compiler les résultats des tests.
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Effectuer des travaux administratifs de soutien nécessaires aux opérations quotidiennes, entre autres :
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Organiser et effectuer des opérations de logistique nécessaires à la tenue de séances d’information et séances d’accueil :
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Préparer et tenir à jour les documents pertinents;
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Mettre à jour les présentations PowerPoint;
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Réserver le local ou la plateforme en ligne;
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Expédier aux clients la documentation en lien avec les séances d’information ou l’accueil;
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Tenir à jour le tableau de bord.
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Faire le suivi des inscriptions aux séances d’information.
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Collaborer à la logistique des activités quotidiennes de la formation continue, entre autres :
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Faire le suivi des dossiers étudiants relatifs aux demandes d’admission;
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Relancer les candidats en cas de dossier incomplet;
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Transmettre le verdict aux candidats et assurer le suivi;
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Faire les tâches relatives à l’inscription, la facturation et la désinscription d’étudiants;
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Participer à la gestion des casiers (étudiants / enseignants) - assigner ou retirer.
Effectuer les travaux administratifs relatifs aux opérations quotidiennes du service :
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Effectuer diverses tâches nécessaires au bon déroulement des activités, entre autres :
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Recevoir les demandes des étudiants ou des candidats en identifiant leur besoin : leur répondre si possible ou les orienter vers la ressource appropriée;
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Effectuer le gardiennage du campus et aviser le service de sécurité en cas d’anomalie.
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Assurer le remplacement occasionnel de la réception du campus 2030 et du 3800 après le déménagement au besoin.
Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.
Qualifications requises: Scolarité
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Expérience
Avoir une (1) année d'expérience pertinente.
Exigences
- Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
- Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques.
- Faire preuve d’initiative et d’autonomie;
- Connaître les logiciels Clara, NetQuiz et eTCals;
- Connaissance de OneNote.
Spécifications: Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.
