Adjointe administrative et à la comptabilité

Coair est une entreprise de vente et de service dans le domaine de l’air comprimé depuis plus de 40 ans. Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif (ve) pour soutenir le département de service ainsi que l’ensemble de l’organisation. L’objectif principal est d’offrir un service de qualité aux clients, tout en contribuant au bon déroulement des opérations quotidiennes de l’entreprise.

La personne en poste aura comme responsabilité :

• Saisir les factures de ventes dans le système comptable ;
• Effectuer le suivi des transactions (comptes, cartes de crédit, etc.) ;
• Effectuer le suivi des paiements récurrents (vente, techniciens de service etc.) ;

Volet clients

• Effectuer la facturation, l’envoi et le suivi des comptes clients ;
• Assurer le suivi des comptes à recevoir ;
• Effectuer la gestion des comptes problématiques ;
• Effectuer le suivi des paiements reçus.
• Maintenir les bases de données clients et listes de prix pour soutenir le département des ventes;

Volet fournisseurs

• Ajouter les nouveaux fournisseurs ;
• Saisir les factures fournisseurs ;
• Effectuer le suivi des états de compte fournisseurs ;
• Valider la conformité des comptes fournisseurs et les acheminer au contrôleur ;

• Jumeler les factures avec les bons de commande et le système de gestion de clients. Soulever tout manque ou anomalie et effectuer les recherches s’il y a lieu.
• Coordination et validation des informations contenues sur les factures avec les techniciens et le gérant de projets ;
• Analyser et inscrire au système comptable les rapports de dépenses des employés;
• Consolidation des cartes de crédit avec les relevés de fin de période.

Effectuer d'autres tâches de secrétariat et de bureau connexes, telles que le traitement de textes, l’archivage, la tenue de dossiers, etc.

Répondre aux appels téléphoniques.

Appui administratif aux appels d’offres.

Support à la Direction dans l’exécution de tâches courantes et/ou de projet spéciaux.

Répartition des tâches: 60% secrétariat et 40% comptabilité