Agent(e) de bureau, classe I Service des ressources matérielles

Poste : Agent(e) de bureau, classe I
Statut : Régulier, considéré pour la permanence (35h00/semaine)
Affectation : Service des ressources matérielles
Adresse : 55, rue Court, Granby, J2G 9N6
Supérieur immédiat: Direction du Service

Précisions sur les tâches qui seront confiées à la personne affectée à ce poste : La personne titulaire du poste se verra confier des tâches en lien avec le domaine de l’approvisionnement de biens, de services et de la construction au Service des ressources matérielles. Elle sera appelée à travailler en collaboration avec l’équipe de projets de construction et l’équipe d’approvisionnement du département. Elle aura notamment à : - Effectuer les mises à jour de divers tableaux suivis; - Effectuer des écritures dans les journaux - Produire des bons de commandes et des autorisations de paiements - Assurer la mise à jour des documents d’appels d’offres et de gestion contractuelle - Assurer des responsabilités en lien avec l’archivage de documents du Service - Soutenir le service de reprographie dans diverses tâches administratives Cette description a pour but d’indiquer le type de tâches que la personne titulaire du poste aura à effectuer dans le cadre de ses fonctions. Des éléments pourraient s’ajouter ou se soustraire de cette description.

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emplois consiste à accomplir divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.

La personne salariée de cette classe d’emplois s’assure du respect des normes, règlements, directives, politiques, méthodes et procédures applicables et pour ce faire, selon le cas, elle rédige, dresse, confectionne, vérifie et effectue le suivi de factures, de bons de commande, de récépissés, de listes, de registres divers tels que le registre de paie, d’absences, de congés, de taxation, les demandes de financement, des statistiques, des relevés, des formulaires, des inventaires ou tout autre rapport, tableau ou document administratif du même ordre; dans ce cadre, elle recueille, valide et compile les données qui lui sont nécessaires.

Elle effectue la tenue de livres comptables, entre les écritures dans les journaux, concilie des comptes, encaisse des paiements au comptoir, par courrier ou par mode direct, fait des paiements manuels et électroniques et des dépôts, codifie les dépenses, tient une petite caisse et peut effectuer certains achats de valeur relativement peu élevée ; elle compile des données budgétaires, collabore à l’élaboration du budget d’une unité ou d’un service et informe sur les soldes budgétaires.

Elle communique avec des personnes du centre ou de l’extérieur pour obtenir ou fournir des renseignements reliés à ses tâches, transiger sur des délais, faire connaître les normes et les règlements et transmettre des décisions ; elle rédige la correspondance inhérente à ses tâches.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison ; elle effectue des recherches sur Internet ; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe 1 ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Horaire de travail : Lundi au vendredi de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 16h00