Secrétariat général et direction de la gouvernance des communications et de l'information

Relevant directement de la direction générale, la direction du secrétariat général et de la gouvernance des communications et de l’information occupe un rôle stratégique au cœur de la gouvernance du Centre de services scolaire de Portneuf. Elle agit comme pilier de la vie institutionnelle, en assurant la cohérence, la conformité et la fluidité des processus décisionnels entre les instances politiques et administratives.
À titre de secrétaire général, elle est une conseillère stratégique de premier plan auprès de la direction générale et de l’ensemble de l’équipe de gestion. Elle veille à la qualité des pratiques de gouvernance, à l’intégrité des processus décisionnels et à la rigueur des mécanismes encadrant la vie corporative. Elle assure l’efficience des travaux du conseil d’administration et contribue activement à l’alignement des décisions avec les orientations organisationnelles.
Le rôle comporte une responsabilité clé en matière de gestion des risques juridiques et organisationnels, en s’assurant du respect des lois, des règlements et des politiques applicables. Elle garantit également un cadre éthique et intègre, notamment par la gestion des plaintes, des demandes de révision de décisions et des divulgations d’actes répréhensibles.
En matière de communications, elle définit et met en œuvre une vision stratégique intégrée, visant à renforcer la cohérence des messages, la transparence institutionnelle et le positionnement de l’organisation auprès de ses publics internes et externes. Elle joue un rôle central dans la gestion des enjeux sensibles, des communications de crise et des relations avec les partenaires et les médias.
Enfin, elle assume la responsabilité de la gouvernance de l’information, en assurant des pratiques exemplaires en matière d’accès à l’information, de protection des renseignements personnels et de gestion documentaire, contribuant ainsi à la conformité, à la sécurité informationnelle et à la valorisation des données organisationnelles.

MANDATS
Leadership en gouvernance et en vie corporative
• Conseiller et soutenir la direction générale et les gestionnaires dans les enjeux stratégiques de
gouvernance;
• Assurer la planification, l’encadrement et l’efficacité des travaux du conseil d’administration;
• Veiller à la conformité des pratiques organisationnelles aux cadres légaux et réglementaires;
• Contribuer au développement et à l’évolution des politiques, règlements et encadrements internes;
• Promouvoir une culture organisationnelle fondée sur l’éthique, la transparence et l’imputabilité.

Gestion intégrée des risques et des processus institutionnels
• Encadrer la gestion des plaintes, des demandes de révision et des divulgations d’actes répréhensibles;
• Identifier, analyser et atténuer les risques juridiques et organisationnels;
• Assurer le respect des obligations légales, notamment en matière d’accès à l’information et de
protection des renseignements personnels;
• Superviser les mécanismes d’assurance et de conformité organisationnelle.

Gouvernance stratégique des communications
• Définir et déployer une stratégie de communication cohérente, proactive et alignée avec les priorités
organisationnelles;
• Renforcer la visibilité, la crédibilité et la réputation de l’organisation;
• Encadrer les communications en contexte d’enjeux sensibles et de situations d’urgence;
• Soutenir les établissements par une offre de services-conseils en communication;
• Veiller sur l’actualisation du site WEB et des médias sociaux;
• Planifier, coordonner et soutenir la gestion d’événements organisationnels.

Gouvernance de l’information et transformation organisationnelle
• Assurer un leadership en matière de gestion de l’information, de sécurité et de valorisation des données;
• Encadrer les pratiques liées à la gestion documentaire et aux archives;
• Favoriser des pratiques innovantes et conformes en lien avec les technologies de l’information;
• Participer activement à la modernisation des processus administratifs et à la transformation
organisationnelle en favorisant une culture d’amélioration continue;
• Contribuer aux actions en matière de développement durable (Plan d’engagement vers la réussite).

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Dans le cadre de son mandat, la direction assume un rôle central de pilotage, d’encadrement et de cohérence organisationnelle, notamment en :
- Définissant les orientations stratégiques en matière de vie corporative et de gouvernance, et en élaborant les plans d’action annuels du secrétariat général ainsi que de la gouvernance des communications et de l’information;
- Coordonnant les processus de gouvernance, notamment la désignation des membres du conseil d’administration, ainsi que la gestion des avis publics et des démarches de consultation organisationnelle;
- Garantissant la rigueur, la conformité et la traçabilité des processus décisionnels, dans le respect des
cadres légaux, réglementaires et normatifs applicables;
- Veillant à l’application et à l’évolution des encadrements institutionnels, incluant les politiques,
règlements et lois, notamment la Loi sur l’instruction publique;
- Assurant la gestion et le suivi des avis juridiques, en soutien à la prise de décision et à la gestion des
risques;
- Exerçant un leadership fonctionnel dans des responsabilités organisationnelles clés, à titre de :
• responsable du traitement des plaintes;
• responsable de l’accès à l’information;
• responsable de la protection, de la sécurité et de la confidentialité des renseignements;
• responsable de l’éthique et de l’intégrité (RGEI);
- Encadrant la gestion des actes officiels de l’organisation, incluant leur élaboration, leur révision, leur authentification, leur diffusion et leur conservation, dans une perspective de conformité et de pérennité documentaire;
- Assumant un rôle stratégique en communication institutionnelle, en agissant comme porte-parole auprès des médias, en supervisant les communications lors d’événements officiels et en pilotant les interventions en contexte de situations sensibles ou d’exception.