Conseiller.ère – Gestion de l’information et des archives (appellation interne : Analyste)

Relevant de la direction adjointe du Service du secrétariat général et des affaires juridiques, et en collaboration avec les différents services, vous assurerez la mise en place des politiques et outils reconnus en vue d’une gestion intégrée des archives et documents institutionnels. Notamment vous :
• Assurerez la mise en oeuvre des travaux d’implantation et de conception de la structure de l’environnement de collaboration Microsoft SharePoint, des mécanismes de sécurité à mettre en place et d’une gestion pérenne et conforme de tous les espaces de stockage de documents, et ce en collaboration avec le Service des technologies de l’information et la personne responsable de la protection des renseignements personnels;
• Proposerez et mettrez en application les politiques, les règles, les normes et les procédures en matière de gestion documentaire (sur papier et support électronique), selon les exigences décrites dans la Loi sur les Archives, et autres lois pertinentes, le cas échéant;
• Assurerez la création, le maintien et la mise à jour des principaux outils en gestion documentaire, dont le calendrier de conservation et le plan de classification;
• Assurerez la coordination de la classification, de l’indexation, du classement, de la conservation, du versement et de la destruction des documents, s’il y a lieu, selon le calendrier de conservation;
• Superviserez le travail effectué par le personnel de soutien sous votre responsabilité en lien avec les mandats et les responsabilités de votre secteur d’activités;
• Dispenserez de la formation et des séances d’information auprès du personnel;
• Participerez à la définition des stratégies de déploiement et de gestion du changement en lien avec la gestion des documents et des archives;
• Participerez aux comités afin d’assurer l’uniformité des outils et processus au sein de l’organisation.