Adjointe administrative

*Poste temps plein, 32hrs par semaine sur 4 jours
*Banques de congés (fériés, maladies, vacances)
*Assurances collectives avec contribution de l'employeur à 50%
*REER collectif avec contribution de l'employeur
*Accès à un PAE
*Équipe dynamique qui a à cœur la mission du Centre de crise!

Votre rôle

En tant qu’adjoints administratifs, vous êtes la porte d’entrée des services et un soutien important pour l’équipe de direction. Travaillant en dyade, vos principaux rôles sont de discerner ce qui doit être porté à l’attention de l’équipe de direction afin d’anticiper et de prévenir les besoins tels que les échéanciers, les procédures administratives et le règlement d'un grand nombre de détails administratifs. De par vos rôles, vous serez appelés à mettre à contribution votre sens de l’organisation, votre souci du détail, votre excellence en français écrit, votre attitude positive et accueillante et votre désir de travailler en équipe.

Vos tâches :

Communication, correspondance et documentation

• Accueillir les visiteurs et les employés et, au besoin, les rediriger vers les personnes concernées;
• Répondre aux appels téléphoniques et assurer le suivi des diverses messageries ;
• Maintenir à jour et organiser la documentation : réception, numérisation, impression, expédition et classement ;
• Procéder à la transcription de textes, à la révision linguistique ainsi qu’à la mise en page de documents et de présentations ;
• Assurer le suivi du renouvellement des ententes de services, des adhésions et de subventions;
• Participer à l’organisation et à la logistique de différents événements tels que les conseils d’administration, l’assemblée générale annuelle ou autres évènements ;
• Voir à l'approvisionnement, les commandes et l’inventaire du matériel pour l'ensemble des services dispensés ;
• Gérer la réception et le traitement des dons et commandites et en assurer le suivi avec l’équipe de direction.

Maintenance

• Voir à la planification des tâches réalisées par l’équipe de maintenance pour l’entretien des résidences ;
• Assurer la transmission d’informations à l’équipe de direction pour la réalisation des travaux et des coûts associés ;
• Procéder aux démarches nécessaires auprès des fournisseurs pour les besoins d’entretien ou de maintenance ;
• Collaborer au bon déroulement des opérations informatiques.

Comptes payables et recevables

• Effectuer le suivi des comptes à payer et à recevoir ;
• Effectuer les dépôts bancaires ;
• Préparer les rapports de petites caisses ;
• Transmettre toutes informations pertinentes et nécessaires au comptable à l’externe.

Ressources humaines

• Assurer le suivi, la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion des ressources humaines tels que : les dossiers employés, le recrutement, la SST, les avantages sociaux, le traitement de la paie ainsi que toute autre formalité administrative ;
• Sur demande, préparer les documents administratifs selon les paramètres établis tels que les attestations d’emploi, de formations et autres formulaires officiels ;
• Sous la supervision de la direction des ressources humaines, valider les feuilles de temps des employés et procéder au traitement de la paie ;
• Assurer la préparation et la production des horaires de travail des employés en fonction des délais impartis d’affichage et de modification ;
• Effectuer le traitement des demandes de remplacement dans le respect de l’application de la convention collective en vigueur ;
• Mettre à disposition des employés toutes informations pertinentes concernant les horaires de travail et les modalités de ceux-ci ;
• Effectuer de la garde de remplacement de façon périodique ;
• Au besoin, prêter assistance à ses collègues de travail pour l'accomplissement de travaux qui nécessitent une réalisation immédiate ;
• Réaliser toute autre tâche reliée à ses fonctions.