Le Cégep Limoilou est actuellement à la recherche
d'une agente ou d'un agent de soutien administratif, classe principale, aux Services adaptés et au SAFAC.
À titre d'agente ou d'agent de soutien administratif, classe principale aux Services adaptés et au Service d’Aide Financière et de l’Action communautaires (SAFAC), votre rôle principal consistera à coordonner (planifier, organiser, suivre, évaluer et recommander) les travaux administratifs et les opérations de vos secteurs d’activités.
De façon plus spécifique, vous relèverez les défis suivants :
- Accueillir des personnes à la réception, déterminer les besoins, effectuer les suivis, prendre les rendez-vous, etc;
- Prendre les courriels et MIO des services et y donner suite;
- Planifier et coordonner les activités liées à la gestion des examens des personnes en situation d’handicap dans les locaux des Services adaptés ainsi que coordonner le travail des surveillants;
- Opérer le système de gestion des examens (DESA), assurer le soutien aux utilisateurs;
- Planifier et coordonner la passation de l'épreuve uniforme de langue pour la population étudiante inscrite aux Services adaptés;
- Planifier et coordonner les tâches administratives du SAFAC et des Services adaptés et les répartir entre les agents (ex : production de listes HAN, gestion des plans d’intervention échus, croisement de listes, activation des dossiers étudiants, création d’outils de travail, préapprobation de feuilles de temps, etc.);
- Créer les dossiers étudiants et s’assurer qu’ils soient conformes en tout temps aux exigences du Ministère;
- Collaborer à la mise à jour du calendrier des opérations, s’assurer de sa mise en œuvre et proposer des améliorations;
- Élaborer et s’assurer de la mise à jour de l’arborescence des Services adaptés et du SAFAC et de la nomenclature des documents, de l’archivage des documents selon les normes;
- Recueillir, compiler et tenir à jour les statistiques des Services adaptés et du SAFAC, interpréter les données et fournir aux gestionnaires un portrait de la situation;
- Effectuer les bilans de fin d’année;
- Accueillir et accompagner les personnes étudiantes qui font une demande de dépannage ou de prêts et bourses (répondre aux questions liées aux critères d’admissibilité, accompagner les étudiants pour compléter leur demande, vérifier les documents fournis, vérifier les lots, etc.);
- Mettre à jour les documents, les procédures ainsi que des formulaires interactifs;
- Formuler des suggestions au personnel de soutien, professionnel ou de gestion afin d'améliorer le déroulement des activités;
- Effectuer certains achats, paiements, etc.;
- Effectuer divers suivis administratifs (ex : prêts de dépannage du SAFAC, compilation des parents-étudiants, bourses de la Fondation, etc.);
- Collaborer à la préparation et au bilan des activités de prévention du SAFAC (mise en page de document, préparation de matériel, montage et participation à des kiosques, etc.);
- Au besoin, effectuer toute autre tâche connexe.
