Adjoint administratif

Voir grand! Tel est notre engagement au Cégep Limoilou! Un établissement d’enseignement supérieur qui croit au potentiel de chacune et chacun et contribue activement à l’évolution de notre communauté. Le Cégep Limoilou, c’est un milieu de vie et d’apprentissage dynamique, humain et innovant. Voyez grand avec nous pour provoquer des réussites, une personne à la fois.

Nos distinctions au tableau d’honneur :

• Espace vert et jardin sur le toit disponible pour vous;
• Milieu de vie actif, collaboratif et soucieux de l’environnement;
• Accès à un service de télémédecine, disponible 24/7;
• Programmes diversifiés favorisant le développement professionnel et la conciliation travail-vie personnelle (perfectionnement, mets à emporter, activités de Santé globale, etc.);
• Accès gratuit aux installations sportives (salles d’entraînement, gymnase), accès au stationnement intérieur payant;
• Garderie en milieu de travail;
• Milieu de travail situé dans un quartier en pleine effervescence.

Avantages sociaux :

• Activités sociales organisées par l'entreprise

• Air climatisé

• Assurance

• Assurance des frais médicaux et paramédicaux

• Bibliothèque

• Cafétéria

• Congés de maladie

• Programme d'aide aux employés (PAE)

• Programme de formation et de développement

• Reconnaissance des années de service

• Régime de retraite

• Salle d'entraînement

• Service de garde

• Vacances

Description de la fonction :

Une personne complice stratégique

Alliée de la directrice des ressources humaines, la personne adjointe d’administration est un pilier essentiel de la direction. Elle assure un soutien administratif de haut niveau, coordonne avec rigueur les comités et la gestion documentaire, et contribue à un milieu de travail collaboratif et mobilisant. Animée par la volonté de faire une différence, elle se distingue par sa créativité et son agilité, enrichissant l’expérience employé et appuyant la vision stratégique de la DRH.

Ce rôle stimulant s’exprime à travers des responsabilités variées qui reflètent toute l’importance de sa contribution :

Partenaire clé de la direction :

• Collaborer étroitement avec la directrice RH pour le suivi des priorités, la gestion du calendrier et la coordination des activités;
• Assurer la préparation et le suivi des comités : convocations, ordres du jour, procès-verbaux et bilans;
• Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents officiels ou sensibles (correspondances, attestations, bilans).

Contributrice clé à la formation :

• Gérer de façon autonome la logistique des formations (inscriptions, convocations, fournisseurs, rapports, attestations, déclaration du 1 %);
• Participer activement aux comités, assurer le suivi des décisions et contribuer à une offre de formation alignée sur les besoins émergents;
• Proposer des initiatives innovantes pour enrichir l’expérience de formation et stimuler la mobilisation.

Ambassadrice de la culture organisationnelle et de la reconnaissance :

• Collaborer avec cœur et minutie aux activités de reconnaissance du personnel (budgets, réservations, fournisseurs, logistique);
• Rédiger diverses communications empreintes de sens.

Partenaire de la santé, sécurité et mieux-être au travail :

• Collaborer avec la gestionnaire Santé sécurité et mieux-être au travail (SSMET) pour le soutien administratif lié à la santé et sécurité au travail, conformément aux exigences de la CNESST et de la Loi 42, incluant la gestion documentaire, la tenue des registres obligatoires, le traitement et le suivi des déclarations d’incidents ou d’accidents impliquant des personnes étudiantes en stage ou en milieu de travail, ainsi que la diffusion et l’archivage des communications préventives;
• Collaborer à la gestion des services offerts en matière de santé et de mieux-être, notamment la plateforme TELUS Santé pour le Programme d’aide aux employés (PAE) et le service de télémédecine, tout en assurant la gestion de l’admissibilité.
• Contribuer à l’élaboration de la programmation des activités offertes dans le cadre du programme Santé globale et à la mise en œuvre de la programmation (recherche de nouvelles activités, recherche de fournisseurs, élaboration du calendrier, rédaction et diffusion des communications internes, etc.).

Soutien à la gestion financière et budgétaire :

• Contribuer à la préparation, au suivi et à l’analyse des données budgétaires de la DRH;
• Traiter les factures, les contrats et les demandes de paiement, en assurant les liens avec les finances et les fournisseurs.

Coordination administrative et opérationnelle :

• Administrer la boîte courriel générale et filtrer les demandes selon les priorités;
• Tenir à jour les calendriers partagés et assurer les rappels clés;
• Gérer les aspects administratifs des griefs et arbitrages (suivis, documentation, plateforme officielle).
• Maintenir une gestion documentaire rigoureuse et offrir un soutien ponctuel à la réception.