Agent ou agente de soutien administratif, classe principale

C’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail. 

IDENTIFICATION DU POSTE

Titre d'emploi : Agent ou agente de soutien administratif, classe principale                            

Numéro de référence : 1950

Direction : Direction de la formation continue et des services aux entreprises (DFCSE)

Service : Direction de la formation continue et des services aux entreprises (DFCSE)

DÉTAILS DU POSTE

Catégorie d’emploi : Soutien administratif

Nom du supérieur immédiat : Marie-Lise Mathieu

Lieu de travail : Cégep de Lévis, campus de Saint-Romuald : 970, de la Concorde, Lévis, Qc. 

Statut de l'emploi : Régulier à temps complet 

Horaire de travail : lundi au vendredi, de 8 h 00 à 16 h 00

Échelle salariale : Min : 26,51 $    Max : 32,44 $

Entrée en fonction prévue : Dès que possible

AFFICHAGE

Début d'affichage : 2026-03-12

Fin d'affichage : 2026-03-26, 23 h 59

DESCRIPTION DU POSTE

Poste régulier à temps complet

Sous la responsabilité de la coordonnatrice à la Direction de la formation continue et des services aux entreprises, la personne titulaire du poste d’agent.e de soutien administratif classe principale contribue principalement à la gestion des opérations et au suivi des clientèles de son secteur d’activités. Elle est responsable de la coordination de divers travaux de nature administrative (accueil de la clientèle, organisation des activités de formation, compilation de données, rédaction et production de textes, tableaux et documents, gestion documentaire, gestion budgétaire, etc.) permettant de mener à bien les dossiers de ces activités. De plus, elle apporte un soutien administratif aux autres secteurs de la DFCSE, par exemple au niveau de l’organisation d’activités et d’événements en lien avec ses responsabilités.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée, à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA TÂCHE

La personne titulaire de ce poste, dans les limites de ses responsabilités, peut être appelée à :

1. Coordonner des travaux administratifs

1. Assurer l’organisation et le suivi de toutes les activités sous sa responsabilité, à distance et en présence

• Organiser les activités reliées à son secteur
• Gérer les activités, incluant l’accueil, le support à la clientèle et aux personnes enseignantes, la facturation et le suivi administratif, entre autres
• Maintenir à jour des calendriers, des programmations, des sites web, etc.
• Gérer des comptes et des plateformes numériques comme ZOOM, Splashtop, Moodle, etc.
• Faire les impressions dans Repro VE
• Gérer les Planners et échéanciers en lien avec son secteur d’activité
• Travailler en étroite collaboration avec les conseillèr.es pédagogiques et la coordonnatrice
• Coordonner les suivis entre les personnes enseignantes, les conseillèr.es pédagogiques, la clientèle de son secteur et les autres partenaires internes et externes, en lien avec la logistique de toutes les activités sous sa responsabilité
• Utiliser les différents outils technologiques à sa disposition, comme Clara, Omnivox et Microsoft 365, entre autres, dans le cadre de ses fonctions, incluant la production de rapport, le suivi budgétaire, la réservation de locaux, etc.
• Gérer les communications avec les personnes enseignantes, la clientèle de son secteur et les partenaires internes et externes
• Produire des rapports détaillés, selon les besoins
• Compiler différentes statistiques

1. Assurer un soutien administratif au processus d’inscription et/ou d’admission de la clientèle de son secteur d’activité

• Assurer un excellent service à la clientèle
• Procéder au suivi des inscriptions et/ou admissions en respectant les balises de son secteur d’activité
• Effectuer différentes relances et suivis avec les personnes en listes d’attentes, selon les activités
• Répondre aux demandes d’informations pour les différentes activités
• Assurer un support informatique de base à la clientèle

1. Agir à titre de répondant(e) des différentes activités sous sa responsabilité en matière de gestion des documents et effectuer les opérations qui en découlent.

• Faire l’archivage physique et numérique des activités sous sa responsabilité

1. Gestion les communications internes et externes

• Gérer toutes les communications comme les courriels, les appels téléphoniques, etc. avec les personnes enseignantes, les conseillèr.es pédagogiques, la clientèle de son secteur et les partenaires internes et externes
• Gérer une ou plusieurs boites de courriels génériques
• Faire la mise à jour de sites web, selon son secteur d’activité
• Compléter l’Impact pub, selon les activités, pour la direction des communications
• Produire, en collaboration avec les personnes concernées, divers documents dont la qualité de présentation requise nécessite une mise en page avancée telle que des notes de cours, des rapports, des fiches, etc.
• Collaborer aux activités de promotion

1. Suivis budgétaires et opérations financières

• Effectuer des demandes d’achat et les acheminer pour approbation
• Effectuer la facturation pour les activités sous sa responsabilité
• Faire le suivi des factures
• Assurer le suivi budgétaire des activités de son secteur, en collaboration avec les conseillèr.es pédagogiques et la coordonnatrice
• Participer au processus d’écritures comptables et à la mise à jour de l’outil de suivi Excel « projet-cours »
• Classer les pièces justificatives aux bons endroits
• Assurer le suivi des comptes payables avec la clientèle

1. Tâches connexes

• Travailler étroitement avec les conseillèr.es pédagogiques et la coordonnatrice afin d’assurer un excellent service aux personnes enseignantes, aux conseillèr.es pédagogiques, à la clientèle de son secteur et aux autres partenaires internes et externes
• Traiter et acheminer le courrier interne et externe aux personnes concernées
• Rédiger et maintenir à jour toutes les procédures relatives aux activités de son secteur
• Recueillir les informations nécessaires pour certains dossiers particuliers ou pour transmettre des avis ou messages aux personnes enseignantes, aux conseillèr.es pédagogiques, à la clientèle de son secteur et aux autres partenaires internes et externes
• Collaborer à l’organisation d’autres activités : tournoi de golf, colloques, remise de diplômes, etc.
• Faire l’accueil du campus de Saint-Romuald
• Toute autre tâche connexe

QUALIFICATIONS REQUISES

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

CONDITIONS EXIGÉES PAR LE COLLÈGE

• Satisfaire à la norme linguistique établie par le Collège
• Excellente maîtrise des outils de la suite Office (Word, Powerpoint et Excel) et de l’environnement numérique (travail sans papier)
• Autonomie dans la réalisation de ses tâches
• Connaissances de base en comptabilité
• Aptitude à comprendre et opérer différents systèmes informatisés et applications tels que les applications Skytech, dont CLARA et MIA, Microsoft 365, ainsi que ZOOM, ZOHO, etc.
• Faire preuve d’initiative, de patience et de diplomatie
• Avoir le sens de l’organisation, de la planification et des responsabilités
• Facilité à communiquer et capacité à travailler en équipe
• Capacité à gérer les priorités et à mener à bien simultanément plusieurs dossiers de front
• Habileté à gérer son temps et à s’organiser afin de respecter les délais et les échéanciers en période de pointe
• Souci de la qualité du service à la clientèle

Tests requis :

• Français
• Logiciels Word et Excel

REMARQUES

Pour ce poste, le travail en mode hybride est possible, selon des modalités à convenir avec la gestionnaire.

Notez que la lettre de présentation est obligatoire. Veuillez donc joindre votre lettre, SVP.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.