Début d’affichage externe : Le 26 avril 2024
Fin d’affichage externe : Le 9 mai 2024, 23 h 59
Catégorie d'emploi : Attaché.e d'administration
Type de poste : Personnel professionnel
Sous la supervision de la coordonnatrice à la rémunération et aux avantages sociaux, la personne titulaire de ce poste sera amenée à réaliser différentes tâches relier à la qualité et l'efficacité des services offerts par le secteur de la rémunération et des avantages sociaux.
Les principales fonctions sont :
- Agir comme personne-ressource auprès des employés afin de répondre aux questions en lien avec les conditions de travail, la rémunération, les congés, les différents événements de vie (décès, naissance, retraite,), etc. et les appuyer dans les processus administratifs nécessaires. Au besoin, assurer les suivis internes pour colliger les informations pertinentes afin d’être en mesure de répondre aux employés et de vulgariser l’information ;
- Coordonner le service à la clientèle offerts aux employés de l’organisation, notamment en veillant au maintien de pratiques optimales afin d’assurer un service courtois, diligent et bienveillant ainsi qu’en assurant une coordination efficace des ressources offrant le service à la clientèle au sein de la direction. Proposer des améliorations possibles et contribuer activement à leur mise en place au sein de l’équipe ;
- Coordonner la gestion des différents congés (parentaux, sans salaire, etc.), veiller à l’application des politiques et conventions collectives et assurer les suivis auprès des employés, des gestionnaires ainsi que les suivis administratifs ;
- Développer des outils de communication, d’information et de formation afin d’assurer une meilleure connaissance et compréhension des employés et de mieux les appuyer dans les différents processus de gestion des ressources humaines ;
- Assurer la gestion des dossiers des employés, notamment en veillant à ce que toute la documentation y soit consignée, en maintenant à jour les informations personnelles et en lien avec la rémunération et les avantages sociaux, les correspondances, les demandes diverses, les évaluations de performance, etc. et en coordonnant la gestion documentaire en lien avec ceux-ci ;
- Veiller à la confidentialité et à la sécurité des informations des employés et assurer les suivis en lien avec les demandes de consultation ou d’informations en lien avec les dossiers d’employés ;
- Coordonner, en collaboration avec l’équipe du secteur Acquisition des talents et le gestionnaire, l’accueil et l’intégration des nouveaux employés. Assurer l’ouverture du dossier d’employé, le suivi de la documentation obligatoire, la planification de l’accueil, la transmission des informations pertinentes ;
- Mettre en application les politiques internes et conventions collectives en matière de reconnaissance d’expérience, d’évaluation et d’attribution de la rémunération en fonction de l'expérience et de la scolarité des employés, en appliquant les calculs nécessaires, en veillant à obtenir les documents nécessaires et en assurant les suivis administratifs menant jusqu’à l’ajustement salarial ;
- Assurer les suivis administratifs des périodes de probation et des processus d'avancement d'échelon en collaboration avec les gestionnaires et l’équipe ressources humaines ;
- Traiter les changements de statut des employés, tels que les promotions, les mutations, etc., en ajustant leur rémunération en conséquence et en assurant les suivis nécessaires auprès des gestionnaires et des employés. Coordonner les ajustements de rémunération et veiller à ce que les changements de rémunération soient conformes aux politiques et aux budgets approuvés ;
- Produire différents relevés ou attestations d'emploi précis et complets conformément aux exigences légales et aux politiques de l'entreprise et fournir des attestations de salaire aux employés à leur demande ou pour des besoins administratifs ;
- Rédiger des lettres officielles telles que des avis de promotion, des confirmations d'emploi, des lettres de recommandation, etc. ;
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes de la direction des relations humaines afin d’agir comme agent de liaison entre les différents secteurs notamment la paie, l’acquisition des talents et les finances pour garantir une collaboration efficace des opérations de rémunération et en lien avec la gestion des dossiers d’employés ;
- Fournir un support à l’équipe et des conseils aux gestionnaires et aux responsables des ressources humaines sur les questions de rémunération et de conditions de travail. S’assurer du respect des interprétations et des pratiques en collaborant étroitement avec le secteur des relations de travail ;
- Coordonner l’exercice de mise à jour des listes d’ancienneté et concilier toutes les informations des différents secteurs afin d’en assurer la conformité et la validité avant la publication officielle. Assurer le suivi des politiques de sécurité d'emploi et fournir des informations aux employés et aux gestionnaires en matière de sécurité d'emploi ;
- Appliquer les dispositions des politiques et des conventions collectives afin de calculer et gérer les différents avantages, notamment en lien avec l'ancienneté des employés, l’octroi lors d’une embauche, d’une promotion ou l’ajustement lors d’un départ ;
- Coordonner avec l’équipe l’attribution, la gestion et la conciliation des banques (Vacances, Maladies, TS, Etc.) en veillant à ce qu'ils soient correctement attribués et conciliés, en répondant aux questions et en assurant les suivis nécessaires auprès des employés et des gestionnaires ;
- Colliger, analyser les demandes, assurer les suivis avec les employés et confirmer l’acceptation ou le refus auprès des gestionnaires afin de mettre en place des arrangements de travail flexibles ou des ajustements de l'horaire en fonction des besoins individuels ;
- Collaborer à la mise à jour des politiques de rémunération et de gestion des ressources humaines en fonction des changements organisationnels ou des exigences légales ;
- Participer à des projets d'amélioration continue et de développement organisationnel visant à optimiser les pratiques de l’organisation et plus spécifiquement de la direction et de son secteur
