Attaché(e) d’administration - Approvisionnement (00662)

Classe d'emploi : Attaché(e) d’administration (00662)
Catégorie : Personnel professionnel
Direction/Service : Direction des ressources financières et matérielles
Sous-service : Secteur approvisionnement
Supérieur(e) immédiat(e) : Mireille Boucher-Martin
Titulaire ou prédécesseur(e) : Steve Medeiros
Statut de l'emploi : Remplacement à temps complet
Horaire de travail : 35 heures par semaine, de jour
Lieu de travail : Campus Gabrielle-Roy
Durée : Jusqu'au 30 novembre 2026, ou au retour du titulaire
Date d'entrée en fonction : Le 16 mars 2026
Début de l'affichage : Le 18 février 2026
Fin de l'affichage : Le 24 février 2026, 23 h 59

Sous la supervision de la directrice des ressources financières et matérielles, la personne titulaire du poste exerce un rôle d’expertise professionnelle en matière de gestion contractuelle et d’approvisionnement. Elle analyse, recommande et assure l’application rigoureuse des processus et du cadre légal dans les dossiers qui lui sont confiés.

Les principales responsabilités incluent notamment :

Gestion des commandes et relations fournisseurs

• Vérifier et valider l’ensemble des données relatives aux commandes (demandes d’achat, prix, quantités, conformité) ;
• Communiquer avec les fournisseurs afin d’obtenir des prix et des informations pertinentes, verbalement ou par écrit ;
• Assurer le suivi des commandes et intervenir en cas de problématiques (marchandises endommagées, erreurs de livraison, retards, annulations ou non-conformités) ;
• Prendre les mesures appropriées en cas de pénurie ou de défectuosité des fournitures, notamment par la recherche de produits substituts ;
• Conseiller les gestionnaires quant à la qualité des biens et services requis et proposer des solutions alternatives favorisant l’uniformisation et l’optimisation des coûts ;
• Maintenir des communications efficaces avec des fournisseurs francophones et anglophones ;

Gestion contractuelle et processus d’adjudication

• Soutenir et conseiller les gestionnaires et les employés dans la préparation et le cheminement des documents liés au processus d’adjudication de contrats ;
• Participer à la préparation des appels d’offres et des contrats : rédaction, révision, validation des documents ;
• Coordonner les étapes d’ouverture et d’analyse des soumissions ;
• Agir à titre de secrétaire de comité de sélection et assurer la coordination des travaux menant à l’adjudication d’un contrat ;
• Analyser les soumissions reçues et produire des rapports comparatifs détaillés incluant recommandations ;
• Saisir les informations contractuelles requises dans le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO) conformément aux exigences réglementaires ;
• Développer et maintenir à jour son expertise en matière de gestion contractuelle et d’adjudication ;

Analyse, contrôle des coûts et amélioration continue

• Analyser les besoins, réaliser des études de marché et recommander des stratégies d’acquisition visant l’optimisation du rapport qualité–prix ;
• Rechercher et sélectionner les gammes de produits à négocier ;
• Concevoir des rapports statistiques et réaliser des analyses de dossiers, contrats et ententes ;
• Formuler des avis et recommandations correctives ou d’amélioration.

Gestion administrative et conformité

• Tenir à jour les dossiers et fichiers : listes de prix, catalogues, bons de commande, répertoires de fournisseurs et autres documents administratifs ;
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, règlements, directives et procédures du Collège et en assurer le respect ;
• Rédiger, planifier et mettre à jour les processus administratifs du service ;
• Coordonner les projets majeurs d’acquisition d’équipements et de fournitures ;
• Accomplir toute autre tâche connexe demandée par le supérieur immédiat.

Qualifications requises

• Détenir un Baccalauréat dans un champ de spécialisation approprié, notamment en administration, en droit ou en gestion de l’approvisionnement ;
• Posséder une expérience de trois (3) à cinq (5) ans en lien avec l’emploi.

Exigences particulières

• Avoir une bonne connaissance de la Loi sur les contrats des organismes publics et règlements afférents ;
• Communiquer oralement en anglais – un atout.

Compétences requises

• Orientation vers la clientèle
• Orientation vers les résultats
• Savoir organiser / Orchestrer
• Intégrité
• Savoir négocier
• Rigueur
• Souci du détail
• Capacité d’analyse
• Prise de décision / Jugement
• Gestion des priorités
• Sens du partenariat

Tests obligatoires

• Tests d’évaluation linguistique éliminatoires : seuil de réussite fixé à 80% avec possibilité d’embauche conditionnelle à 70% ;
• Tests psychométriques et administratifs éliminatoires en lien avec les exigences de ce poste.

Notre établissement est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler, sans égard à leur sexe, origine ethnique, handicap, orientation sexuelle ou toute autre caractéristique personnelle.