Agent de soutien administratif - classe principale

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné.

Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

Attributions caractéristiques

La personne de cette classe d’emploi coordonne les travaux administratifs d’un secteur d’activités donné; elle initie au travail les nouvelles personnes, voit à la distribution du travail et donne son avis sur la qualité des travaux effectués. Elle collabore à la préparation de l'échéancier des travaux et en assure la réalisation.

Elle effectue des tâches spécialisées, recueille et sélectionne les données et prépare une synthèse des dossiers complexes. Lorsque de nouvelles procédures sont établies, elle les applique ou les fait appliquer par le personnel concerné.

Elle voit à obtenir les informations nécessaires auprès des usagères ou des usagers et des entreprises qui fournissent le matériel, saisit les données dans des contrats et procède à la facturation.

Dans l'exercice de ses fonctions, elle formule des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d'améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Attributions spécifiques

Au Service de l’organisation scolaire, du registrariat et du soutien aux études, la personne de cette classe d’emploi effectue notamment plus spécifiquement les travaux administratifs suivants :

•Participer aux opérations du registrariat;
•Soutenir l’analyste en lien avec les dossiers d’admission;
•Soutenir les différents besoins de l’équipe professionnelle ducheminement et du soutien à la réussite;
•Appuyer l’accueil au comptoir du registrariat / Réception desappels;
•Assurer la gestion de la boîte courriels de l’organisation;
•Participer à la confection des horaires;
•S’assurer de la conformité des dossiers scolaires;
•Soutenir les opérations d’admission de la formation continue et desservices aux entreprises;
•Produire des rapports statistiques.

Horaire de travail

Du lundi au vendredi de 8 h à 12 h et 13 h à 16 h.