Adjoint exécutif ou adjointe exécutive

L’adjoint exécutif ou l’adjointe exécutive fournit un soutien exécutif en ligne avec les meilleures pratiques, et agit comme un partenaire clé pour accroître l’efficacité de l’équipe, favoriser une prise de décision de haute qualité et appuyer la gouvernance et l’exécution des priorités d’affaires critiques.

Le ou la titulaire se situe au cœur des activités de l’équipe : il ou elle contribue à la préparation des livrables en lien avec les réunions du Conseil d’administration et des comités, soutient les présentations de la direction, coordonne les principaux cycles de planification et participe au rythme d’exploitation de l’organisation. Sa capacité à anticiper les besoins, à structurer la complexité et à assurer une exécution rigoureuse aura une incidence directe sur la performance de la fonction Finance.

Le ou la titulaire appuie la vice‑présidente, Planification financière, ainsi que la Cheffe de l’audit interne, de même que leurs équipes respectives.

Principales responsabilités

·       Fournir un soutien administratif à la vice‑présidente, Planification financière, ainsi que la Cheffe de l’audit interne, de même que leurs équipes respectives

·       Gérer des calendriers complexes en assurant l’alignement avec les priorités et l’optimisation du temps

·       Agir comme point de coordination central au sein de l’équipe de direction Finance afin d’assurer l’alignement et l’exécution des priorités clés

·       Coordonner les réunions internes et externes, incluant la logistique, la préparation du matériel et les suivis

·       Gérer la correspondance électronique, incluant la priorisation et la rédaction de réponses

·       Organiser les déplacements nationaux et internationaux, y compris les itinéraires lorsque requis

·       Appuyer la préparation des documents destinés au Conseil d’administration et aux comités du Conseil, en assurant l’exactitude, la qualité et le respect des échéanciers

·       Supporter l’émission des rapports d’audits

·       Contribuer à l’élaboration et à l’amélioration des présentations de niveau exécutif (p. ex. revues stratégiques, mises à jour de performance)

·       Contribuer aux processus de gouvernance liés à la mise en œuvre du plan d’affaires en coordonnant les activités et livrables du Comité de direction

·       Coordonne la préparation des documents et la tenue des rencontres en lien avec la mise à jour semi-annuelle des plans d’audit

·       Soutenir le maintien du rythme opérationnel de la fonction Finance (revues mensuelles, revues trimestrielles des activités, cycles de planification

·       Appuyer le processus d’intégration des nouvelles recrues

·       Préparer les organigrammes et cartographier les processus au sein de la fonction

·       Planifier et coordonner les assemblées générales, ainsi que les journées de formation et de développement,pour les équipes de Planification financière et d’Audit interne

·       Traiter les factures et s’assurer que les paiements sont effectués dans les délais

·       Agir comme responsable administratif général du bureau, incluant l’achat de fournitures, le maintien des espaces de rangement et le rôle d’administrateur SharePoint

·       Maintenir et mettre à jour les listes de distribution courriel

·       Favoriser un solide engagement au sein de la fonction Finance grâce à des événements et communications bien orchestrés

·       Assurer le soutien aux projets ponctuels en Planification financière et en Audit interne

Gestion des bureaux

·       Au moins 7 ans d’expérience en administration ou en gestion d’un bureau

·       Diplôme collégial

·       Haut niveau de discrétion et de jugement dans le traitement d’informations sensibles et confidentielles

·       Expérience démontrée en soutien à des cadres supérieurs dans un environnement complexe et axé sur la rapidité d’exécution

·       Excellentes aptitudes organisationnelles et grande attention aux détails

·       Grande agilité et capacité à gérer des priorités concurrentes avec calme et professionnalisme

·       Solide jugement, discrétion et professionnalisme

·       Capacité à collaborer avec les principaux intervenants afin d’accroître la productivité

·       Capacité à inspirer les autres grâce à des communications percutantes et adaptées à l’auditoire

·       Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale

·       Capacité à synthétiser l’information et à contribuer à des présentations de grande qualité

·       Esprit proactif, fort sens des responsabilités et de l’appropriation des dossiers

·       Compétences générales en informatique

·       Connaissance approfondie de la suite Microsoft (Word, Excel et PowerPoint)

·       Systems, Applications and Products (SAP)

·       SharePoint