Adjoint exécutif ou adjointe exécutive

L’adjoint exécutif ou l’adjointe exécutive coordonne les activités administratives générales, les rendez-vous et les réunions, ainsi que le processus d’intégration des nouveaux membres du personnel. Ses autres tâches comprennent la mise à jour des organigrammes, l’achat des fournitures de bureau, le maintien organisé de l’approvisionnement et l’administration de SharePoint. Cette personne soutient le vice-président (VP), contrôleur et trésorier ou la VP, contrôleuse et trésorière, le ou la VP Achats et approvisionnement, ainsi que leurs équipes respectives. Cette personne coordonne les événements spéciaux comme les réunions générales et les séminaires de formation.

Administration du calendrier et des courriels

·       Gérer les calendriers complexes et dynamiques des deux vice-présidents, notamment la planification des réunions, des rendez-vous, des déplacements et des engagements internes et externes

·       Agir à titre de personne-ressource principale pour les intervenants internes et externes

·       Tenir à jour le rapport du dénombrement des membres du personnel

·       Mener des recherches pour préparer et recueillir le matériel de briefing, l’ordre du jour et les dossiers de présentation pour toutes les réunions des cadres supérieurs

·       Établir l’ordre de priorité des demandes et les coordonner en fonction de leur urgence, de leur importance stratégique et de la disponibilité des ressources

·       S’assurer que les réunions trimestrielles et mensuelles soient planifiées au moins un an à l’avance

·       Organiser des réunions en prenant en charge l’intégralité de la logistique (salles, technologie, service de traiteur, documents)

·       Développer et maintenir un système d’alerte pour les échéances à venir pour les demandes, les projets et les événements

·       Préparer et traiter les comptes de frais conformément aux politiques de l’entreprise

·       Maintenir un système de classement organisé pour les différents documents

·       Préparer chaque trimestre les organigrammes et les analyses pour chaque fonction au sein des services

·       Mettre à jour le contenu de plusieurs sites SharePoint, y compris modifier le texte, changer les personnes-ressources, ajouter des documents et modifier des liens

·       Planifier et coordonner les séminaires de formation, les réunions générales, les événements des Fêtes et d’été pour les équipes

·       Organiser les voyages d’affaires, y compris le transport, l’hébergement et les itinéraires

·       Traiter les factures et s’assurer que les paiements sont effectués dans les délais

·       Maintenir et mettre à jour les listes de distribution par courriel et celles des autorisations pour réserver une salle de conférence

·       Mettre à jour et coordonner le plan d’affectation et les demandes de déplacement avec le coordonnateur ou la coordonnatrice Installations

·       Gérer les fournitures de bureau, notamment les photocopieurs, le matériel informatique et la papeterie

·       Réaliser les communications pour informer le personnel de sujets importants, comme des postes offerts ou des événements

·       Rédiger, modifier, relire et mettre en forme les lettres, les présentations et les documents confidentiels

·       Traduire les documents de l’anglais vers le français

·       Favoriser une communication claire entre les services Finances, Trésorerie, Approvisionnement et d’autres fonctions de l’entreprise

·       Assurer le soutien aux projets ponctuels

Ce poste prévoit des conditions de travail standard dans un bureau et un horaire de travail normal du lundi au vendredi. La personne titulaire du poste doit déplacer et organiser les fournitures de bureau environ 10 % du temps. En raison de la nature du poste, la personne qui l’occupe doit être en mesure de respecter des échéanciers serrés, de travailler efficacement sous pression et de gérer le stress. Cette personne qui occupe ce poste peut être amenée à travailler le soir et la fin de semaine à l’occasion, en fonction des échéances.

Gestion du bureau

·       Au moins 7 ans d’expérience en administration ou en gestion d’un bureau

·       Diplôme collégial

·       Faire preuve d’un haut niveau de discrétion et d’un bon jugement dans le traitement d’informations sensibles et confidentielles

·       Inspirer les autres par des communications efficaces adaptées à son auditoire

·       Communiquer l’information

·       Prendre des décisions éclairées et en temps opportun afin que les tâches soient exécutées

·       Collaborer avec les principaux intervenants pour augmenter la productivité

·       Établir des relations

·       Résoudre les problèmes par la réflexion analytique

·       Intervenir avec agilité

·       Adopter une approche axée sur le client

·       Savoir gérer son temps

·       Faire preuve d’un bon sens de l’organisation et d’un souci du détail

·       Excellente maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint

·       Systems, Applications and Products (SAP)

·       OrgChartPlus, Visio

·       SharePoint

·       Power PDF Advanced