Gestionnaire des dossiers et de l’information (prestation des services)

Les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes (SBMFC), c’est plus qu’un milieu de travail! Nous sommes une fière communauté qui se consacre à soutenir les membres, les vétéranes et les vétérans des Forces armées canadiennes, ainsi que leurs familles dans leur quotidien. Nous offrons des programmes et des services minutieusement sélectionnés visant à répondre à leurs besoins particuliers et à rehausser leur bien-être mental, social, physique, financier et familial. Notre personnel exécute des programmes de conditionnement physique, de sports et de loisirs, assure du soutien aux familles, organise des activités de bienfaisance et veille à ce que nos membres aient accès à des services financiers personnalisés, à des services de vente au détail et à des économies et des rabais dans des commerces de détail.

Nos valeurs sont à la base de notre réussite. Nos employées et employés ont à cœur de soutenir les membres, les vétéranes et les vétérans des Forces armées canadiennes et leurs familles, et sont intègres dans toutes leurs démarches. Forts de notre environnement très soudé, nous agissons comme une seule équipe ayant une seule mission. Nous sommes constamment à la recherche de nouvelles idées et trouvons des moyens créatifs d’offrir les meilleurs programmes et services possibles.

En tant qu’employeur, nous accordons une grande importance à votre santé, à votre mieux-être et à votre épanouissement. Nous proposons une gamme diversifiée de rôles dans de nombreuses localités et une carrière où vous pourrez apporter une réelle contribution.

La ou le titulaire du poste supervise le cycle de vie des actifs informationnels de l’organisation et assure un soutien rapide et fiable aux divisions des SBMFC au moyen de la conception, du lancement et de la gestion d’une fonction de prestation de services centralisée pour la gestion des actifs informationnels (GAI) opérationnels.

Elle ou il est la principale conseillère ou principal conseiller de toutes les divisions en matière de GAI, offrant son expertise sur l’organisation des dossiers, la classification, la conservation, l’extraction et la disposition des actifs informationnels numériques. Elle ou il adapte les services de GAI et du système de gestion de l’information et des dossiers (SGID) afin de répondre aux besoins particuliers des divisions. Responsable de la première ligne de prestation des services, elle ou il mène des initiatives visant à améliorer l’efficacité, à réduire le gaspillage et à favoriser une culture d’automatisation des processus autant que peut se faire. Elle ou il surveille aussi les objectifs du programme et de la prestation des services, les mesures de rendement et de l’index volumétrique, ainsi que la coordination des initiatives interfonctionnelles et technologiques pour améliorer les pratiques de GAI.

La fonction de gestion des données et de l’information est nouvelle au sein des SBMFC. Par conséquent, la plupart des programmes de formation et du matériel d’apprentissage destinés au personnel portant sur la GAI adéquate pendant le cycle de vie sont à l’étape de l’élaboration et de la mise en œuvre. La ou le titulaire du poste jouera un rôle essentiel dans l’établissement de cette fonction et dans le développement de la compréhension et de la maturité de l’organisation en matière de GAI. Ceci comprend l’élaboration, la mise en œuvre et la mise à jour d’un programme d’apprentissage et de programmes de formation, de matériel, de manuels d’utilisation, de guides de référence rapide et de solutions technologiques en lien avec la GAI; la supervision de la conseillère ou du conseiller en apprentissage et en perfectionnement; et l’animation d’ateliers et de séances d’encadrement individuel avec le personnel des divisions au besoin.

Membre essentiel de l’équipe chargée de la mise en œuvre de la suite technologique de GIA (SGID), dont la facilitation de l’intégration fluide des pratiques du SGID et de GIA dans les activités opérationnelles quotidiennes, la ou le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les équipes des opérations et de l’architecture des solutions des TI afin de non seulement assurer la fonctionnalité du système et le soutien continu, mais également de trouver et d’évaluer de nouvelles technologies de GAI ainsi que des occasions d’apprentissage automatique et d’AI qui permettront de faire progresser les objectifs stratégiques des SBMFC.

Dans le cadre de vos fonctions, vous établirez des normes et des ententes de niveau de service, des délais de réponse et des procédures de recours hiérarchique pour les projets technologiques ou le soutien divisionnaire. Travaillant étroitement avec l’équipe de GAI, vous élaborerez et mettrez à jour un catalogue de services listant les services disponibles et les processus de demande dans ServiceNow. Vous définirez des indicateurs de rendement clés, comme les délais de réponse, les délais de résolution et la satisfaction de la clientèle, et en ferez le suivi.

Études, certificats et permis

Baccalauréat en gestion des dossiers et de l’information, en administration des affaires, en gestion des opérations ou dans une discipline connexe ET quelques années d’expérience de la gestion des dossiers et de l’information ou dans un domaine connexe

Certificat de l’Association des administrateurs et des gestionnaires des documents (ARMA International) ou l’équivalent (atout)

Certificat en gestion de projets ou en prestation de services (PMP, Lean SIX Sigma), un atout

Expérience

Élaboration de stratégies et de plans opérationnels

Principes de gestion des dossiers et de l’information, exigences de conformité et gouvernance de l’information

Systèmes de demandes et analytique du rendement

Gestion de projets

Interprétation et application de politiques, de procédures et de la législation pertinente ainsi que prestation de conseils à ces égards

Application des pratiques de conservation, de disposition et d’archivage

Établissement de fonctions de soutien interne ou de centres de services partagés

Gestion du changement

Préparation de documents de discussion, de notes d’information, de sommaires et d’options

Préparation et présentation d’exposés

Compétences, Aptitudes et capacités

Orientation client, connaissance de l’organisation, communication, innovation, travail d’équipe et leadership

Anglais ou Français essentiel, Bilinguisme un atout

Compréhension de l’écrit : Avancé

Expression écrite : Fonctionnel

Interaction orale : Avancé

Santé : Remboursement des médicaments sur ordonnance, compte de gestion des dépenses santé, soins primaires virtuels (télémédecine), Programme d’aide aux employés et à leur famille, soutien en matière de santé mentale, assurance voyage, garanties de soins dentaires et de la vue, assurance vie, assurance invalidité de longue durée et assurance en cas de décès ou de mutilation par accident.

Équilibre travail/vie personnelle : Vaste gamme de congés payés et non payés, dont des congés annuels, personnels et pour obligations familiales payés.

Planification de la retraite : Régime de retraite à prestations déterminées et régimes d’épargne collectifs.

Apprentissage et perfectionnement : Paiement des cotisations d’associations professionnelles, cours en ligne incluant un abonnement à LinkedIn Learning et formation linguistique.

Autres avantages : Rabais offerts dans le cadre du Programme de reconnaissance des membres Une FC.

Il s’agit d’un poste hybride ayant un lieu de travail assigné; l’employée ou l’employé peut travailler en partie dans les bureaux de l’employeur et en partie à la maison, conformément à la politique Modalités de travail flexibles des SBMFC et avec l’approbation de la ou du gestionnaire hiérarchique.

2 juin 2025

Les SBMFC ont à cœur de maintenir un environnement inclusif, équitable et accessible, où tout le personnel se sent valorisé, respecté et appuyé. Nous acceptons les candidatures de toutes les personnes qualifiées qui peuvent nous aider à constituer un effectif à l’image de la diversité de notre société canadienne. Si on vous contacte au sujet d’un concours ou d’une évaluation, avisez rapidement l’équipe de recrutement des mesures d’adaptation nécessaires pour qu’on vous évalue de manière juste et équitable. L’information relative aux mesures d’adaptation est traitée en toute confidentialité.