Adjointe exécutive

Bureau de Montréal (Lachine)

En quoi consiste le poste : Offrir un soutien administratif et organisationnel au président de l’entreprise. Dans le cadre de vos fonctions, vous serez amené à effectuer une foule de tâches diversifiées, allant de la gestion d’horaire à l’organisation d’événements en passant par la planification des réunions et des voyages. Vous aurez aussi à assurer le bon fonctionnement du bureau de Lachine (approvisionnement matériel, accueil visiteurs, gestion des commandes, etc.)
Profil recherché : Dans le but d’établir une belle relation de travail stable, la personne recherchée sera dynamique et souriante, organisée et efficace. Au quotidien, elle saura faire preuve d’initiative et aura le souci, non seulement des tâches bien faites, mais également de bien communiquer avec les divers intervenants auprès desquels elle aura à intervenir.

Responsabilités :

• Accueillir les clients/visiteurs;
• Gérer le calendrier du président et planifier les rendez-vous en fonction des priorités;
• Coordonner les réunions et les voyages, y compris la réservation de vols, d’hôtels et de salles de réunion;
• Préparer et éditer des documents tels que des rapports, des présentations et des courriels;
• Traiter la correspondance, les appels téléphoniques et les courriels entrants et sortants;
• Gérer les dossiers et les archives, y compris la création et la mise à jour de bases de données,
• Coordonner les événements spéciaux et les fonctions de l’entreprise, y compris la planification, la réservation de sites, la gestion des invitations, etc.;
• Être membre actif du Club Social de l'entreprise;
• Effectuer des tâches ad hoc telles que la commande de matériel de bureau, la gestion des visiteurs/fournisseurs, l'approvisionnement des consommables de la cafétéria;
• Agir comme liaison entre le président et les autres membres de l’organisation, ainsi qu’avec les clients, les fournisseurs et les partenaires;
• Maintenir la confidentialité et la sécurité des informations confidentielles et sensibles.

Qualifications souhaitées (atout) :

• Diplôme professionnel en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Expérience préalable en tant qu’adjointe exécutive ou dans un poste similaire.
• Excellente maîtrise de la langue française tant à l'orale qu'à l'écrit.
• Compétences avancées en informatique, notamment en utilisant des logiciels tels que Microsoft Office.
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches en même temps.
• Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation.
• Capacité à maintenir la confidentialité et la sécurité des informations confidentielles et sensibles.
• Une attitude professionnelle, polie et amicale.

Bénéfices de ce poste :

• Horaire flexible – Entre 30h et 40h par semaine
• Salaire compétitif
• Faire partie d’une équipe dynamique
• Téléphone fournis
• Ordinateur portable
• Programme d’avantages sociaux collectifs
• Des activités de Team Building plusieurs fois par année.