Coordonnateur.trice administratif.ve (remplacement congé de maternité 15 mois)

L'AQCPE exerce un leadership dans la représentation, le rayonnement et l'accompagnement d'un réseau éducatif de CPE/BC de qualité pour les enfants de 0 à 5 ans. À titre d'expert en petite enfance, l'AQCPE vise à concrétiser le projet de société d'offrir à tous les enfants de 0 à 5 ans un accès universel à des services éducatifs de qualité en CPE/BC en collaboration avec les familles.

Sous la supervision de la direction générale, en collaboration avec divers services à l’interne ou à l’externe, la coordination administrative assure la fluidité des opérations de l’association, tant sur le plan administratif, organisationnel qu’événementiel. Elle soutient la direction générale et le conseil d’administration, veille à la conformité des processus et coordonne les comités ainsi que les projets spéciaux. Elle prend en charge la préparation, le suivi et la documentation des activités de gouvernance et de gestion interne.

Principales tâches et responsabilités :

• Soutien à la direction générale :

Assurer le traitement des dépenses, la gestion des rendez-vous et des déplacements, ainsi que le soutien administratif général.

• Gouvernance et conseil d’administration :

Organiser les rencontres du CA (convocations, logistique, procès-verbaux), gérer les communications avec les administrateurs et coordonner les élections ainsi que l’AGA.

• Comités et projets spéciaux :

Préparer les ordres du jour, comptes rendus et appuyer la réalisation de projets ponctuels (ex. déménagement, initiatives internes).

• Administration et conformité :

Rédiger, classer et assurer le suivi des documents officiels, maintenir les registres et bases de données, gérer les contrats fournisseurs, veiller aux obligations légales (registre des lobbyistes, agrément d’organisme formateur) et mettre à jour les outils collaboratifs.

• Événements et logistique :

Planifier, coordonner et superviser les événements de l’association (formations, colloques, assemblées), incluant inscriptions, communications, fournisseurs, budgets et suivis financiers.

• Ressources humaines :

Appuyer l’intégration et le départ du personnel, gérer les accès et le matériel, tenir à jour les organigrammes et plateformes internes, et assurer le suivi des cellulaires.

• Subventions et financement :

Suivre les échéanciers et l’avancement des dossiers de subvention, coordonner les redditions de comptes avec les services et la comptabilité, et en assurer le suivi auprès de la direction générale.

• Politiques internes :

Assurer une veille, proposer et coordonner les mises à jour, participer à la révision et à la présentation des politiques, et en gérer la documentation administrative.

Exigences :

• Diplôme collégial en coordination du travail administratif, technique en bureautique, adjoint administratif ou tout autre domaine connexe ;
• Entre 3 à 5 années d’expérience pertinentes en soutien administratif, coordination d’événements et /ou gestion documentaire.

Compétences clés :

• Sens de l’organisation et de la planification ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Excellentes habiletés en communication orale et écrite en français (la maîtrise de l’anglais est un atout) ;
• Maîtrise des outils informatiques et collaboratifs (suite Office, plateformes en ligne, Jira, etc.) ;
• Grande rigueur, souci du détail et capacité à respecter les échéanciers ;
• Capacité d’adaptation et aisance à travailler sous pression ;
• S’adapter à un environnement dynamique et en évolution ;
• Démontrer de l’initiative et un sens de l’autonomie ;
• Faire preuve de professionnalisme ;
• Connaissance du milieu associatif ou OBNL (un atout).

Les avantages de vous joindre à notre équipe :

• Une grande autonomie dans l’organisation de votre travail ;
• Un horaire flexible dans le respect des besoins de l’organisation ;
• Des conditions de travail avantageuses qui permettent la conciliation vie personnelle et professionnelle ;
• Une gamme d’avantages sociaux concurrentiels (régime de retraite à prestations déterminées, assurances, PAE, etc.) ;
• Une culture organisationnelle basée sur la collaboration et la gestion participative ;
• Télétravail et possibilité de travail sur 4 jours par semaine (35h).

Entrée en fonction : novembre 2025.

Lieu de travail : Télétravail et à Montréal ponctuellement, au 7245 rue Clark bureau 401, à deux pas du métro De Castelnau.

Les personnes désirant soumettre leur candidature doivent faire parvenir votre curriculum vitae par courriel avant le 24 octobre 2025 à l’AQCPE : recrutement@aqcpe.com.

Nous remercions à l’avance tous les candidats qui démontreront leur intérêt pour ce poste. Toutefois, nous communiquons uniquement avec les candidatures retenues pour la suite du processus. Veuillez prendre note que l’Association québécoise des centres de la petite enfance (AQCPE) souscrit aux principes d’égalité à l’emploi.