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Benefits


Sous la supervision du PDG, l'adjoint·e administratif·ve assure un soutien administratif rigoureux et polyvalent à l'ensemble des directions de l'AQPS. La personne contribue au bon fonctionnement de l'organisation en veillant à l'efficacité des opérations administratives, à la coordination des activités et à la fluidité des communications internes et externes. L'adjoint·e administratif·ve agit comme personne-ressource pour les questions organisationnelles et logistiques, et représente l'image professionnelle de l'association dans ses interactions.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutien administratif aux directions

  • Assurer un soutien administratif de proximité aux directrices et directeurs de l'organisation;
  • Préparer, rédiger, mettre en page et réviser divers documents administratifs (lettres, notes de service, rapports, comptes rendus, présentations);
  • Préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux des réunions de direction et assurer le suivi des décisions (CODIR, réunion d’équipe, etc);
  • Soutenir la préparation de demandes de subventions et de rapports aux bailleurs de fonds, en collaboration avec les directions concernées.

Gestion des réservations et des déplacements

  • Planifier et organiser les déplacements du personnel des directions: transport (avion, train, location de véhicule), hébergement, itinéraires etc
  • Effectuer les réservations de salles de réunion, de conférence ou d'événements, tant pour les activités internes qu'externes
  • Gérer la logistique des rencontres : réservation de traiteur, matériel audiovisuel, accueil des participant·es
  • Assurer le suivi des dépenses liées aux déplacements et aux événements conformément aux politiques internes
  • Maintenir un tableau de bord des réservations et des engagements logistiques

Gestion de l'agenda et des communications

  • Participer à la gestion des agendas complexes de la direction générale et des autres membres de la direction, en priorisant les rendez-vous et en anticipant les conflits d'horaire;
  • Participer à la planification des réunions internes et externes (vidéoconférences, rencontres en présentiel, comités);
  • Assurer la liaison entre la direction générale et les différentes équipes de l'organisation.

3.4 Soutien aux opérations courantes et à la vie associative

  • Contribuer au soutien dans l'organisation d'événements associatifs, de formations et de colloques (logistique, inscriptions, matériel);
  • Participer à la mise à jour du bottin des membres et des partenaires;
  • Appuyer les processus d'accueil et d'intégration des nouveaux membres du personnel.

Work environment

Work environmentsAssociation québécoise de prévention du suicide - AQPS0
Work environmentsAssociation québécoise de prévention du suicide - AQPS1
Work environmentsAssociation québécoise de prévention du suicide - AQPS2
Work environmentsAssociation québécoise de prévention du suicide - AQPS3

Requested skills

Formation et expérience

  • Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en administration ou dans un domaine connexe
  • Minimum de trois (3) ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans le secteur communautaire ou associatif
  • Toute combinaison de formation et d'expérience jugée équivalente sera considérée

Compétences techniques

  • Excellente maîtrise du français écrit et oral
  • Bonne connaissance de l'anglais (atout)
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams)

Aptitudes et qualités personnelles

  • Grand sens de l'organisation, de la rigueur et du souci du détail
  • Autonomie, proactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
  • Discrétion et respect de la confidentialité
  • Excellentes habiletés interpersonnelles et sens du service
  • Sensibilité aux enjeux de la santé mentale et de la prévention du suicide (atout important)

Equal Opportunity Employer

This employer is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. We are pleased to consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, protected veterans status, Aboriginal/Native American status or any other legally-protected factors. Disability-related accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.


Requirements

Level of education

College

Diploma

undetermined

Work experience (years)

3-5 years

Written languages

Fr : Advanced

Spoken languages

Fr : Advanced