Adjoint(e) administrative

Description du poste

Sous la supervision du Conseiller Technique de Québec Adapt, l’Adjointe Administrative joue un rôle clé dans le soutien aux opérations de l'atelier d'adaptation, en assurant la gestion efficace des tâches administratives et la prise en charge des appels entrants. L’objectif principal est d’offrir un service exceptionnel aux clients, de leur arrivée à leur départ, tout en contribuant au bon déroulement des opérations quotidiennes du département.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

· Répondre aux appels entrants de manière courtoise et professionnelle.

· Confirmer les rendez-vous avec les clients.

· Effectuer la facturation des services.

· Préparer les soumissions clients sous la supervision du Conseiller Technique.

· Assurer le suivi des projets et des communications avec les clients.

· Accueillir les clients et veiller à leur bien-être durant leur visite.

· Maintenir la propreté des lieux et veiller à l’approvisionnement des ressources nécessaires.

· Réceptionner, répertorier et localiser les équipements et commandes des clients.

· Participer à la gestion et à la maintenance de l’inventaire.

· Compiler les feuilles de temps en relation avec les travaux en cours.

· Assister à la gestion des dossiers de conformité QAP (Programme d'Assurance Qualité).

· Assurer la mise à jour des dossiers clients dans le système ERP.

· Exécuter diverses tâches administratives pour soutenir le bon déroulement des opérations du département.

· Effectuer toutes autres tâches connexes selon les besoins.