Insurance Case Coordinator - Manulife Wealth

Manulife Wealth Insurance Services Inc (MWISI) currently has a position available for an Insurance Case Coordinator. While supporting Manulife and other insurance carriers, this position is responsible for the coordination of business received from both MSII and 3rd party Independent Advisors.

This position is the MGA “Back Office” for MWISI and 3rd party Independent Advisors. It will serve as the central channel for advisors to submit their New Business and In-Force Insurance business for any of the insurance carriers supported by MWISI. This position greatly impacts advisor retention as well as advisor sales. It will be a key influencer as to the level of business growth that each advisor places through the MWISI.

Position Responsibilities:

• Build relationships and rapport with advisors by being their advocate, anticipating their needs and being their consistent point of contact during the New Business and In-Force processes.

• Ensure New Business and In-Force applications move through the various stages accurately and within service standards.

• Proactively order medical evidence and review all incoming applications and attachments for correct and complete information to ensure prompt processing, reduce the risk of mismatched mail, and to ensure contracts are being issued without errors.

• Promptly working with advisors or related head office departments to correct identified errors in applications or processes.

• Assume ownership of files assigned while effectively prioritizing the work based on urgencies. Influence internal clients to meet pre-established service standards

• Maintain up to date and comprehensive case notes summarizing actions taken and inquiries received.

• Promptly escalate any complex service issues or complaints for immediate attention and resolution.

WealthServ Task Management

• Check and prioritize WealthServ tasks daily.

• Follow up with relevant departments and update tasks.

• Close tasks once completed.

New Business Application Processing

• Review and update policy information on WealthServ and carrier websites.

• Verify and order underwriting (U/W) requirements as needed.

• Communicate with advisors and carriers regarding application status.

• Create and follow up on New Business tasks.

Email Handling and Coordination

• Manage shared mailbox and prevent duplicate requests.

• Verify policy status and process requests with carriers.

• Communicate updates to advisors and create relevant tasks on WealthServ.

• Ensure accurate documentation of email communications for productivity tracking.

Contract Management

• Process incoming contracts and verify policy details.

• Create and save cover memos.

• Communicate contract delivery and update tasks on WealthServ.

Policy Updates and Requests

• Process address changes, surrender requests, and ownership changes.

• Update policy details and create tasks on WealthServ.

Medical and Underwriting Requirements

• Order necessary medical requirements based on carrier guidelines.

• Update status and communicate with advisors regarding medical appointments.

AOR (Agent of Record) Requests

• Verify and process AOR requests, ensuring advisor codes are accurate.

• Communicate with carriers and advisors regarding AOR processing.

Data Entry and Policy Creation

• Enter premium amounts and create policy entries on WealthServ.

• Prevent duplicate entries and ensure accuracy in policy documentation.

Service Level Agreement (SLA) Monitoring

• Track and adhere to SLAs for processing times for AORs, U/W decisions, contracts, deliveries, and application reflections on WealthServ.

• Conversions and Additional Tasks

• Manage cheque processing and conversion tasks as required.

Required Qualifications:

• University Degree, College Diploma or equivalent working experience preferred

• 2 - 3 years in Financial Services industry, preferable MGA, Dealer or broker environments.

• Negotiation and problem-solving skills

• Excellent written and verbal communication skills, using clear language and the ability to ask probing questions.

• Ability to obtain or give information in situations which require tact, diplomacy, or persuasion.

• Proven customer service experience, with the ability to communicate effectively and professionally with all levels of management.

• Proven ability to be a team player with strong interpersonal skills.

• Adaptable and able to deal with ongoing change management

• Ability to identify when exceptions are required and to appropriately escalate in order to provide superior customer service.

• Ability to research, identify a problem and provide input to finding a solution.

• Exceptional organizational skills.

• Attention to detail.

• Knowledge of individual insurance, insurance terminology and products are an asset.

When you join our team:

• We’ll empower you to learn and grow the career you want.

• We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.

• As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see.

Le poste annoncé correspond à une vacance existante.

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

Chez Manulife/John Hancock nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir une main d'oeuvre qui est aussi diversifiée que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent accommodement raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande d'accommodement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie. Pour demander une mesure d’accommodement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à hr@manulife.com.

Région de référence du salaire

Modalités de travail

L’échelle salariale devrait se situer entre

Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes incitatifs et de recevoir une rémunération liée à la performance de l’entreprise et des individus. Le salaire réel variera selon les conditions du marché local, la région géographique et les facteurs propres au poste, tels que les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et la formation. Si vous postulez à ce poste en dehors de votre lieu principal, veuillez contacter hr@manulife.com pour connaître la fourchette salariale applicable à votre région.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à hr@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.

Nous utilisons des technologies de données et d’analytique, telles que l’intelligence artificielle (IA), ainsi que des outils de traitement automatisé pour analyser et traiter les renseignements que vous nous fournissez ou que des tiers nous transmettent dans le cadre du processus de demande. Pour en savoir plus, veuillez consulter notre énoncé sur la collecte de renseignements personnels.