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Publié il y a 1 jour(s)
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1 poste à combler dès que possible
Description
The Executive Assistant will provide advanced‑level administrative and organizational support to the General Account Investment team, enabling the team to operate efficiently and effectively in a fast‑paced, investment‑driven environment. This role requires strong organizational skills, attention to detail, sound judgment, and the ability to manage multiple priorities while supporting VP level staff and other General Account team members.
Position Responsibilities:
Provide diverse and advanced administrative support to VP level staff and other General Account team members in the Boston office.
Serve as the defacto office manager for staff on the floor.
Within established guidelines, relieve executive and/or officers of details and advanced administrative duties. Personally, take action whenever possible.
Schedule meetings and prepare agendas.
Manage complex calendars that change frequently. Prioritize meeting requests, personally responding whenever possible using judgment on potentially urgent matters.
Own the draft of invites and be proactive to incorporate additional context for attendees.
Arrange and coordinate travel and meeting schedules, including travel agendas and meeting schedules. Handle details involving foreign travel including entry papers, currency, passports, business travel letters, and visas.
Complete expense reports and maintain detailed records of expenses.
Follow up with billing related matters or expense charge discrepancies.
Communicate information to and from the executive/officer to and from a wide range of internal and external contacts.
Maintain complex department databases, including the Annual Review Tracking database and AllVue portfolio management, as well as filing system for teams, including confidential data, to ensure records are accurate and up-to-date.
Screen mail and telephone calls, direct requests to the appropriate person and follow-up on replies.
Register visitors and arrange function room, menus and travel for large and small external meetings in accordance with Company travel policies.
Perform other duties as assigned, such as taking minutes of meetings, space planning (new associates), record keeping, maintaining contacts and inputting business cards, maintaining office supplies, invoice and purchasing activity, or other administrative functions.
May participate in broader department projects as required; ensure the accurate and timely completion of tasks.
Assist with the planning and implementation of departmental events and activities.
Assist in creating draft presentations.
Acts as back-up to other Executive Assistants on team.
Generally, plan, organize and schedule own work. Ability to be agile as priorities and request change.
Required Qualifications:
College or Associate's Degree or equivalent.
2+ years of related administrative assistant experience, some project management experience preferred.
Strong organizational skills (planning, coordination, priority setting, task management and follow through).
Proficiency in all MS Office applications, Outlook, Teams, Concur, Workday; technology savvy, able to learn new software platforms such as AllVue.
Ability to work in a global work environment.
Strong oral/written communication skills required to interact with senior officers and representatives.
Excellent meeting planning skills.
Ability to manage complex and sensitive work situations with sound judgement, discretion, and empathy.
Highly collaborative and results-oriented.
Strong interpersonal skills and ability to work effectively across cultures.
When you join our team:
We’ll empower you to learn and grow the career you want.
We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.
As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see
Le poste annoncé correspond à une vacance existante.
À propos de Manuvie et de John Hancock
La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.
Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi
Chez Manulife/John Hancock nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir une main d'oeuvre qui est aussi diversifiée que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.
Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent accommodement raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande d'accommodement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie. Pour demander une mesure d’accommodement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à hr@manulife.com.
Région de référence du salaire
Toronto, OntarioModalités de travail
HybrideL’échelle salariale devrait se situer entre
$55,125.00 CAD - $91,875.00 CADLes employés ont également la possibilité de participer à des programmes incitatifs et de recevoir une rémunération liée à la performance de l’entreprise et des individus. Le salaire réel variera selon les conditions du marché local, la région géographique et les facteurs propres au poste, tels que les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et la formation. Si vous postulez à ce poste en dehors de votre lieu principal, veuillez contacter hr@manulife.com pour connaître la fourchette salariale applicable à votre région.
Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à hr@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.
Nous utilisons des technologies de données et d’analytique, telles que l’intelligence artificielle (IA), ainsi que des outils de traitement automatisé pour analyser et traiter les renseignements que vous nous fournissez ou que des tiers nous transmettent dans le cadre du processus de demande. Pour en savoir plus, veuillez consulter notre énoncé sur la collecte de renseignements personnels.
Exigences
non déterminé
non déterminé
non déterminé
non déterminé
non déterminé
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